Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как оформить изготовлено количество экземпляров в приказе

Как оформить изготовлено количество экземпляров в приказе

Оглавление:

Составление и оформление приказов

Вы здесь Опубликовано 2010-06-20 16:55 пользователем HRTrud Автор подробно рассказывает, как грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение.Специалисты по управлению считают, что эффективность работы предприятия на 75% зависит от формализованного администрирования, т. е. от умения грамотно составлять инструкции, приказы и контролировать их исполнение. Для того чтобы приказ был действенным, он должен содержать как минимум три основных элемента по каждому пункту приказа, а именно: что надо сделать, за какое время и кто из сотрудников за это отвечает.

Большинство руководителей не придерживаются данных прописных истин, поэтому часто в приказах отсутствует то срок исполнения, то исполнитель. В одной туристической фирме на обозрение сотрудников и клиентов был выставлен приказ:

«Для улучшения обслуживания клиентов приказываем выполнять все этапы качественно»

. Руководитель другой фирмы, побывав за границей, решил ввести правила одежды на работе в соответствии с западными стандартами.

Приказ за его подписью звучал так:

«Для повышения культуры труда обязываю всех сотрудников придерживаться корпоративного стиля одежды»

. Но это требование руководителя осталось без ответа.

Во-первых, сотрудникам никто не объяснил, что считает руководитель «корпоративным стилем одежды». Во-вторых, в приказе не оговариваются сроки перехода на данный стиль и ответственное лицо, следящее за исполнением.

Различают три вида приказа:

  1. приказ по административно-хозяйственным вопросам;
  2. приказ по основной деятельности;
  3. приказ по личному составу.

Рассмотрим методику составления приказа по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности являются правовыми нормативными актами, реализующими управляемость объектов сверху вниз, т. е. от управляющего органа к управляемому. Подготовка приказа включает в себя несколько этапов:

  1. сбор необходимой информации;
  2. подготовка проекта документа;
  3. подписание;
  4. доведение приказа до исполнителей.
  5. согласование;
  6. проверка правильности оформления;
  7. инициирование издания приказа;

Обработка распорядительных документов может регламентироваться положением о порядке подготовки и вступления в силу распорядительных документов организации или введением соответствующего раздела в инструкцию по делопроизводству организации.

Текст приказа состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются причины, послужившие основанием для издания приказа.

Обычно данная часть начинается со следующих устойчивых словосочетаний: «В целях.», «На основании.», «В связи с.». Если основанием для издания приказа является какой-либо нормативный акт вышестоящего органа, то в констатирующей части следует указать вид акта, его автора, полное название (заголовок), номер и дату, т.

е. приводятся все поисковые данные.

Если нет необходимости давать разъяснения, то констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть отделяется от констатирующей глаголом «Приказываю», который пишется прописными буквами с новой строки, без абзаца и кавычек, в конце глагола ставится двоеточие.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В каждом пункте распорядительной части указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. В качестве исполнителей могут выступать как отдельные должностные лица, так и организации. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничено.

Исполнитель указывается в дательном падеже. Например: «Директорам заводов.», «Начальнику отдела кадров Иванову В. П.

» и т. п. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме «

подготовить», «зачислить», «обеспечить», «утвердить».

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предлагаемых работ. Обычно устанавливается отдельный срок исполнения для каждого задания. Последним пунктом в приказах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (должность и Ф.

И.О.). Распорядительные документы могут иметь приложения, на которые даются ссылки в соответствующих пунктах распорядительной части. Однако реквизит «приложение» в данном случае не оформляется, ссылки на приложения даются в скобках в соответствующих пунктах. Например: «Утвердить инструкцию по делопроизводству» (приложение 1).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например: Словарь кадрового делопроизводства. Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующего на основе единоначалия для обеспечения основной и оперативной деятельности. Приложение к приказу — дополнительные к основному тексту приказа материалы справочного, документационного или иного характера.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т. п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа. В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку. Приказ оформляется на общем бланке формата А4.

Далее в ходе работы над проектом приказа следуют этапы согласования и подписания. Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект». Проект до подписания подлежит согласованию со всеми заинтересованными лицами, а также со структурными подразделениями и должностными лицами, которых он касается.

Согласование осуществляется путем визирования.

Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.

Перед подписанием проект тщательно выверяется на наличие орфографических или стилистических ошибок. Приказ подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия.

. Для ознакомления с приказом могут быть подготовлены выписки из приказа по каждому пункту. Приказ по административно-хозяйственной деятельности оформляется так же, как и приказ по основной деятельности. . Работодатель должен организовать правильное и своевременное ведение трудовых книжек, а ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжке несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Издание такого приказа по основной деятельности обязательно, несмотря на то что обязанности по работе с трудовыми книжками всегда включаются в должностные инструкции и в трудовые договоры работников, ответственных за работу с трудовыми книжками.

В связи с периодической сменой работников кадровой службы, а также их возможным временным отсутствием представляется нежелательным указывать в тексте приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками фамилию работающего в настоящий момент сотрудника и можно ограничиться названием должности (если за ней закреплена одна штатная единица).

Приказы по личному составу составляют отдельную группу кадровой документации и требуют определенных правил составления, отличных от приказов по основной деятельности. Они фиксируют прием на работу. перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т.

перемещение по работе, увольнение с работы, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения, взыскания и т. д. В настоящее время действуют унифицированные формы большинства приказов по личному составу (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Они имеют особенности составления и оформления: эти приказы оформляются не на несколько действий, а на одно, т.

е. самостоятельно издается приказ о приеме на работу, самостоятельно о переводе, увольнении, командировании.

Каждый приказ можно оформлять не на отдельного сотрудника, а сразу на несколько, что при большом количестве работающих очень удобно. Введение унифицированных форм вызвало самые различные мнения: одни считают, что такие формы удобны и необходимы кадровой службе, другие полагают, что новые формы повышают трудоемкость работы по ведению кадровой документации.

Однако следует учитывать, что современной документации по кадрам присущи такие недостатки, как: неприспособленность некоторых документов к обработке средствами электронно-вычислительной техники, неоправданное разнообразие форм, оформляющих аналогичные задачи по организации управления кадрами, отсутствие единого нормативного документа по оформлению кадровой документации. Разработчики унифицированных форм кадровой документации преследовали две цели: упорядочить и унифицировать традиционный комплекс документов, оформляющих ряд задач по организации управления кадрами и приспособить эти документы к компьютерной обработке. Введение унифицированных форм приказов по личному составу позволило внести единообразие в структуру текста документа и избавило сотрудников кадровой службы от сомнений в выборе того или иного варианта написания распорядительной части.

В связи с тем что унифицированные формы разработаны не на все приказы по личному составу, рассмотрим общие особенности оформления приказов по личному составу, не вошедших в перечень унифицированных форм.

Оформление приказов по личному составу не имеет четких указаний ГОСТа на оформление распорядительной документации (ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД.

УСОРД. Требования к оформлению документов»), однако в целях внесения единообразия при составлении данного вида документа необходимо придерживаться ряда правил, которые оговариваются в инструкциях по организации работы с документами в конкретной организации.

Приказы по личному составу оформляются на бланках формата А4 и имеют следующий состав реквизитов:

  1. подпись;
  2. отметка об ознакомлении с приказом работника;
  3. дата, номер;
  4. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
  5. визы согласования;
  6. место издания, заголовок к тексту;
  7. наименование организации — автора документа;
  8. наименование вида документа — «Приказ»;
  9. текст;

Нумеруются приказы в течение календарного года.

Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам, или л/с (приказ по личному составу), возможны и другие буквенные обозначения. Главное, помнить — приказы с разными сроками хранения не могут формироваться в одно дело. Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер.

Приказы визируют обычно заместитель директора по кадрам, сотрудник отдела кадров, начальник отдела, в который направляется работник, а приказы, имеющие пункт о материальной ответственности, обязательно визирует бухгалтер.

Работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, после чего сотрудник проставляет свою визу, состоящую из следующих элементов: «С приказом ознакомлен», подпись, расшифровка подписи и дата ознакомления. Приказы вступают в силу с момента их подписания, но иногда в тексте приказа может быть указана другая дата вступления его в юридическую силу.

Например, приказ подписан 22 апреля, а назначение работника на должность произведено 27 апреля.

К текстам приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работника. Приказ по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности может не содержать констатирующую часть и распорядительное слово «Приказываю» (оно не содержится в приказах по личному составу в отличие от приказа по основной деятельности).

Распорядительным словом в приказах по личному составу являются слова: «Принять», «Уволить», «Назначить», «Изменить», «Присвоить» и т. д. Текст приказа, в связи со сложившейся практикой, может быть оформлен двумя способами.

Первый вариант, когда распорядительная часть обычно начинается с глагола: «Изменить», «Присвоить», «Объявить» и т. д., напечатанного прописными буквами без абзаца с новой строки после заголовка к тексту. Заголовок к тексту приказов отвечает на вопрос «о чем?»: о приеме, об увольнении, об изменении фамилии, об объявлении выговора, о переводе на другую работу и т.

п. Далее, с новой строки, с абзаца пишутся полностью фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого издается приказ и распространяется действие приказа.

Пример: Объявить: Ивановой Ирине Сергеевне, старшему эксперту отдела продаж, выговор за халатное отношение к служебным обязанностям, повлекшее порчу технического оборудования. Во втором варианте распорядительное слово пишут в одной строке с действием. Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак.
Рассмотрим составление приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника, в связи с вступлением сотрудника в брак.

Данный приказ не имеет унифицированной формы и оформляется по правилам оформления распорядительных документов. В тексте такого приказа обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения о нем. Рекомендуемое название такого приказа —

«Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника»

.

Не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде

«С такого-то числа считать Иванову Лебедевой в связи с регистрацией брака.»

, т.

к. это неграмотно. Можно подумать, что без приказа работодателя Иванова не будет считаться Лебедевой?

Лебедевой она считается на основании свидетельства о регистрации брака, а не на основании приказа своего работодателя. Неправильной является и другая распространенная формулировка — «Внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника — это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя.

Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.

Дата составления приказа — поступление копии паспорта в кадровую службу. Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующем журнале регистрации приказов.

С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии. На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений.

Приказы по основной деятельности имеют срок хранения «постоянно».

Приказы по административно-хозяйственным вопросам — срок хранения 5 лет. Приказы по личному составу о приеме, увольнении, перемещении сотрудников хранятся 75 лет.

Однако приказы о предоставлении учебных отпусков, дежурств, взысканиях, краткосрочных внутри России командировках имеют срок хранения 5 лет в соответствии со ст.

6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Располагаются приказы в деле по порядковым номерам приказов.

Библиография 1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Главархив. 1991. 2. 3. Доронина Л. А. Организация документооборота: Учебно-методическое пособие. М.: ГУУ, 2005. 4. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

М.: Росархив; ВНИИДАД, 2002. Л. Доронина К. э. н., Доцент, Заместитель директора Института информационных Систем управления ГУУ Подписано в печать 20.06.2010 «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, N 7 Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

Приказ о приеме на работу сколько экземпляров

Содержание Все кадровики понимают важность этого документа.

Этот документ необходимо оформить по всем правилам.

Как оформить (составить) приказ о приеме на работу?

В момент его оформления необходимо указать наименование структурного подразделения, должности работника, испытательный срок, условия трудоустройства и характер работы, которой предстоит заниматься работнику. (Тут необходимо указать, если работник трудоустраивается по совместительству, если это перевод из другой организации, если работник является заместителем отсутствующего в компании человека, если он занимается определенной работой).

В случае заключения договора на неопределенный срок, в реквизитах «дата» (Т1) или «Период работы» (Т1а) графа «по» заполняться не должна. Когда приказ подписан руководителем, он объявляется принятому работнику.

Работник должен своей подписью заверить, что он ознакомился с приказом.

Отсутствие прописки в необходимо регионе стать препятствием в трудоустройстве. На основании статьи 64 ТК РФ не обязательно предъявлять документы, которые подтверждают прописку по месту пребывания. Если работник принят по совместительству, то все документы оформляются так же, как и в случае трудоустройства на основную работу.

Нюанс лишь в том, что трудовая книжка хранится по основному месту работы. СКАЧАТЬ бланк приказа о приеме на работу (свободная форма) и образец приказа .

Вам 1 с подписью и печатью ИП.

Сведения он сам обязан предоставлять. Денис Ошовский Ученик (218) 3 года назад обычно делается 2 экземпляра договора, копию нужно предоставить в ФСС и ПФ, Посмотрите ФЗ 212 Людмила Высший разум (167790) 3 года назад ИП, как работодатель заключает с вами трудовой договор в 2-х экз, один экземпляр остается у ИП, другой экземпляр передается вам.

Издает приказ о приеме вас на работу. Основанием к приказу служит заключенный трудовой договор. В течении 5 дней работодатель обязан произвести запись в вашу трудовую книжку о приеме вас на работу. Сколько экземпляров приказов должно быть в оригинале? Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку.

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, приказы по личному составу готовятся на фирменном бланке организации в ОДНОМ экземпляре, и он объявляется работнику под расписку. Приказы по основной деятельности также готовятся в одном экземпляре. При необходимости с них делается копия и заверяется.

На это указывает и Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в котором говорится, что приказ (в единственном числе) подписывается руководителем.

Т.е. обычно готовится три экземпляра — один (оригинал), подписанный руководителем (руководитель подписывает только ОДИН экземпляр), два других Вы заверяете, в отдел кадров в Приказы по личному составу, другой (заверенная копия) — в бухгалтерию, третий (заверенная копия) — в личное дело. Целесообразно в инструкции по делопроизводству упорядочить хранение оригиналов — определить, где хранится оригинал, и кому передаются копии. Приказы по личному составу относятся к деятельности отдела кадров, что также подтверждает и перечень хранения документов, поэтому оригинал с подписью работника должен быть в отделе кадров.

При этом, ни в одном нормативном документе не написано что в бухгалтерии должны храниться оригиналы документов по личному составу. Поэтому делайте 1 оригинал, а остальным при необходимости копии.

Но если у вас есть документ, определяющий порядок хранения оригиналов приказа, то наличие в бухгалтерии или кадрах копии без росписи работника не может влечь ответственности работодателя, если на оригинале есть подпись работника. При этом следует обратить внимание, что работник знакомится с документами, относящимся к его деятельности, но при этом также нет указания на то, что при изготовлении нескольких оригиналов приказов работник должен быть ознакомлен с каждым экземпляром оригинала приказа. Т.е. и в этом случае достаточно ознакомить работника с одним экземпляром оригинала приказа и иметь подтверждение факта ознакомления (роспись работника на оригинале).

1.Ответ: Как организовать документооборот в кадровой службе. Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне.

Основы документооборота. как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации.

Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33 . Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы: распорядительные (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения); Количество копий приказов по личному составу нормативными документами не регламентировано.

Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем заинтересованным подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты (бух. отдел труда и зарплаты), подразделение, где ведутся личные дела и т.п.

Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов. Рассматриваются вопросы создания кадровой документации на основе Альбома унифицированных форм документов первичной учетной документации по учету труда при приеме, переводе и предоставлению отпуска сотрудника(м).

Методические указания подготовлены на кафедре Информационное обеспечение управления и производства и предназначены для студентов специальностей 032001 очной и заочной форм обучения, изучающих дисциплину Делопроизводство в кадровой службе .

blanks.ucoz.net Заканчивается оно приказом об увольнении … полной материальной ответственности 14 Копии приказов (о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии … начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания – дата приказа … Приказ о приеме на работу подобного условия не устанавливает и … установленном размере. Она представила суду приказ о приеме на работу, штатное расписание и расчетные листки … Приказ о приеме работника на работу по форме Т-1 используется при оформлении на вступление в должность одного сотрудника. Допускает одного распоряжения.

Признана унифицированной формой, опирающейся на базовые нормативы кадрового делопроизводства. В данной статье мы рассмотрим вопросы о том, нужно ли ставить печать на приказе о приеме на работу, какие основные моменты надо учесть в документе и нужно ли знакомить работника с приказом о приеме на работу.

Порядок оформления приказа о приёме предписывает отобразить в верхней половине документа реквизиты компании, а именно полного наименования юрлица и его кода ОКПО. В отдельной графе указывается дата издания приказа и его номер согласно регистрационной книге. Распоряжение по приказу о приеме работника на работу по форме Т-1 исходит от руководителя, а поэтому визируется им.

Как правило, при трудоустройстве лицо подаёт заявление, в котором просит принять его на работу. Но, если говорить о нормах законодательства, оно не числится обязательным и может подаваться в свободной форме. Обязательным основанием, чтобы составить приказ о приёме на работу, признают лишь труд.

соглашение или контракт. Графы приказа о трудоустройстве не могут противоречить сведениям, указанным в трудовом соглашении, заключенном между работником и организацией.

После прохождения собеседования будущему работнику нужно оформить заявление о приеме на работу и представить предусмотренные законодательством документы для трудоустройства.

В момент его оформления необходимо указать наименование структурного подразделения, должности работника, испытательный срок, условия трудоустройства и характер работы, которой предстоит заниматься работнику.

Такой подход не только внесет порядок, но и позволит отказаться от лишней бюрократии, кроме того он ничуть не противоречит действующему законодательству.

На завершающем этапе оформления, документ должен приобрести номер приказа и подпись руководителя, или же иного лица, наделенного соответствующими полномочиями. Существуют унифицированные формы для зачисления сотрудника в штат организации:

  1. Форма Т-1, применяется при оформлении одного человека на вакантную должность;
  2. Форма Т-1а, используется при одновременном приеме нескольких лиц.

Все не так. По сути, согласно законодательству банкротство определяется, как один из законных способов финансово вытащить организацию из проблемной ситуации.

Процесс не всегда приводит к ликвидации компании. Банкротство разделяется на несколько этапов.

На всех уровнях, кроме последнего сотрудник не теряет свое место, продолжает работать и никто не может просто так его уволить.

Рекомендуется придерживаться календарных дней, а не рабочих. Поэтому если работника взяли в пятницу, а после у него выходные суббота-воскресение, то ознакомить его с приказом нужно в пятницу.

Трудовой Кодекс говорит, что сменная работа – это нахождение на работе в 2,3 и более смены, она применяется тогда, когда продолжительность трудовой деятельности превышает разрешенную законодательством стандартную планку. Также режим вводится для максимально действенного применения оборудования, оптимизации производства и услуг. Обязательным условием является оплата труда.

В каждом трудовом договоре должен быть указан размер тарифной ставки или оклада, а также перечислены имеющиеся доплаты, надбавки. Он должен быть осведомлен, если его график работы отличается от стандартного у этого начальника.

Суть сменной работы в том, что группы людей буду выполнять определенные действия в течение указанного отрезка времени, определенного с опорой на график сменности. Законодательство при этом запрещает назначение 2 смен подряд. Как правило, сотруднику за выход в праздничный день назначается двойной оклад.

Нередко вместо места и даты указывается дата составления трудового договора. И это тоже ошибка. Существует 2 формы этого приказа.

  • Форма приказа Т1. Такая форма используется в случае приема на работу одного сотрудника.
  • Форма Т1а. Эта форма приказа используется, если организация принимает на работу нескольких работников.

Регулируется нормами статьи 68 ТК РФ. Этот документ всегда издается на юридических основаниях, которыми, в данном случае, выступает заявление претендента на должность. После выхода приказа, просьба изъявленная заявителем считается удовлетворённой.

Так же выход документа определяет начало процесса оформления трудовых отношений и разрешение приступить к должностным обязанностям. Отказ в трудоустройстве на основании отсутствия таких документов считается незаконным.

Но все же, получить регистрацию — это ответственность гражданина. Несоблюдение этой ответственности может повлечь за собой то, что человеку будет выписан штраф.

Сумма штрафа не может превышать 2500 рублей.

Следом нужно записать номер приказа.

Он может быть сквозным для всех распоряжений, издаваемых на предприятии, либо документы по личному составу могут нумероваться отдельно с добавлением дополнительного буквенного индекса.

Под номером, который будет присвоен документу, его необходимо будет внести в книгу учета приказов. Если фамилия (или иное) различаются, нужно представить документ, удостоверяющий смену фамилии (или иного). Например, свидетельство о вступлении в брак, когда изменялась фамилия.

Условия приёма на работу по преимуществу зависят от объёма работ, предусматривающихся на соответствующую штатную единицу, от возможности трудоустраивающегося лица трудиться на протяжении соразмерного количества времени. Для оформления и учета увольнения работников применяются приказы по форме № Т-8 и Т-8а (при увольнении нескольких работников).

Такие приказы содержат фамилию, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности), основание увольнения. Далее новый сотрудник должен быть ознакомлен с полученной бумагой, в результате чего на оригинале он поставит персональную подпись. После, правильно оформленное распоряжение о найме работника в штат компании должно отправиться в специально предназначенную для данных бланков номенклатурную папку.

Фактически выплаты работникам при банкротстве предприятия производятся за отработанный до момента ухода срок.

Также прилагается компенсация за прошедший (не потраченный) отпуск, в редких случаях пособие. Иногда работник может рассчитывать на финансовую поддержку по факту безработицы.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

5.

Подготовка и оформление приказов 5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее – Компания). 5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие – лицом, замещающим его.

В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа.

Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа.

Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие. Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Один пункт должен соответствовать одному поручению.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…». 5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования). 5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman.

Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, – 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта – 16, начертание – полужирное. 5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании. 5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование. 5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов. 5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия. 5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов: ОД – приказы по основной деятельности, ЛС – приказы по личному составу, АХ – приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД. Датой приказа является дата его подписания.

5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю.

Второй остается в канцелярии и помещается в дело. 5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа.

Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

Распорядительные документы. Оформление приказов по основной деятельности, указаний и распоряжений

Приказ по основной деятельности.

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Подготовка приказа включает:

  1. Подписание приказа руководителем
  2. Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
  3. Согласование проекта со специалистами
  4. Подготовка проекта приказа

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства. Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

  1. Наименование вида документа – ПРИКАЗ
  2. Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
  3. Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
  4. Дата (датой приказа является дата его подписания)
  5. Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость.

Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут :

  1. «кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)
  2. «в какие сроки»
  3. «что сделать» (указывают конкретную работу)

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько.

Каждый пункт начинается с красной строки.

В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

  1. Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)
  2. Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)
  3. Отметка об исполнителе

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.

При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы.

Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» П Р И К А З 20.05.2001 № 23 __ Об образовании юридической службыВ целях улучшения организационно-правового обеспечения деятельности фирмы, защиты ее интересов и оказания специалистам фирмы соответствующей консультационной помощи по юридическим вопросам, возникающим в процессе их основной работыПРИКАЗЫВАЮ:1.

Помощнику генерального директора фирмы по коммерческим вопросам Борисову Е.И. образовать юридическую службу к 01.06.2001 в составе:

  1. Юрисконсульта по работе с персоналом – 0,5 штатной единицы
  2. Юрисконсульта по финансово-хозяйственным вопросам –1 штатная единица
  3. Главного юрисконсульта – 1 штатная единица

2. Главному юрисконсульту Степанову А.К.

разработать и представить на утверждение директору фирмы проект Положения о юридической службе к 10.07.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный бухгалтерПомощник генерального директорапо коммерческим вопросамГлавный юрисконсульт Антонова 265 76 88 Указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений и т.п.

Указание оформляется на общем бланке или бланке указания (если он был спроектирован ранее). Указание подписывает руководитель фирмы или его заместители в пределах компетенции. Указания оформляются аналогично приказу.

Отличия заключаются в следующем.

  1. Распорядительная часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ»
  2. Наименование вида документа – УКАЗАНИЕ

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» УКАЗАНИЕ _______________№______________ О введении в эксплуатацию автоматизированной системы документационного обеспечения управленияНа основании акта приема-сдачи работ от 15.05.2001 № 15 «О завершении экспериментальной проверки комплексов задач автоматизированной системы документационного обеспечения (АСДО)»ПРЕДЛАГАЮ: 1. Руководителю службы документационного обеспечения фирмы Сергеевой О.Л.

обеспечить ввод в эксплуатацию системы в функциональных службах фирмы к 01.06.2001. 2. Руководителям и специалистам служб ознакомиться с Инструкцией пользователям системы.

3. Руководителям отдела информации Фокину И.Н. провести обучение пользователей не позднее 10.06.2001.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Руководитель службы ДОУ В.Н.КораблеваСмирнова 233 45 80Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности фирмы Распоряжение оформляется на общем бланке или бланке распоряжения (если он был спроектирован ранее). Подписывается распоряжением директором или его заместителями.

Распоряжение оформляются аналогично приказу.

Отличия заключаются в следующем.

  1. Распорядительная часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ»
  2. Наименование вида документа – РАСПОРЯЖЕНИЕ

Открытое акционерное общество «АБСОЛЮТ» РАСПОРЯЖЕНИЕ _______________№______________ О проведении ремонтных работВ связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40ОБЯЗЫВАЮ:1. Провести ремонтные работы в комнате № 40.Ответственный – начальник технического отдела Антонов В.С.Срок исполнения – 01.06.2001 2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера Терехова А.В.Генеральный директор В.С.СеменовВизы:Главный инженер Б.К.Савельев00.00.0000Терентьева 233 67 88 : Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Вопрос: Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу. Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу.

Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера. Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй — бухгалтеру.

Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один. Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого — копии, должны ли быть заверены копии? На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха?

(«Вопросы трудового права», N 9, сентябрь 2011 г.)

Подскажите, как правильно поступать при издании приказов по личному составу.

Я всегда делала 2 экземпляра (оригинала) приказов по личному составу.

Подписывала оба у директора, визировала у главного бухгалтера.

Один экземпляр оставляла в отделе кадров, второй — бухгалтеру.

Проверяющий нас ревизор сделал замечание, что оригинал приказа должен быть только один. Подскажите, как правильно организовать работу: у кого должны быть оригиналы, у кого — копии, должны ли быть заверены копии?

На чьих приказах (или копиях) должны быть визы главбуха? Указанные вами вопросы документооборота (в том числе между отделом кадров и бухгалтерией) регулируются не на законодательном уровне, а путем принятия локальных нормативных актов, в частности, инструкциями по делопроизводству.

Так что неверно утверждать, что должен быть только один оригинал документа, если этот вопрос вообще, как я поняла, не урегулирован в организации, а такой порядок сложился лишь в практике Вашей работы. Между тем большинство кадровых документов (приказы, учета рабочего времени, и др.) имеет статус первичных учетных документов ( Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

). Как сказано в

«Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете»

(утверждено Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г.

N 105), движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется . График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е.

предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Важно, что работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота Вы можете посмотреть в указанном выше нормативном документе Минфина СССР. График должен, в частности, предусматривать, в каком виде (оригинал или копия) передается документ в бухгалтерию, сколько экземпляров требуется создать, кто его визирует и составляет, где он будет храниться. Л. Французова, юрист по трудовому праву ООО «Кадровый Холдинг «Бета Пресс» 1 сентября 2011 г.

«Вопросы трудового права», N 9, сентябрь 2011 г. Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ.

Вы можете приобрести документ за 75 рублей или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня. Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+