Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Другое - Как правильно вести книгу приказов

Как правильно вести книгу приказов

Как правильно вести книгу приказов

Как оформить журнал регистрации приказов. Образец книги приказов. Правила и образец заполнения журнала

» 2ann.ruЮридические ответы на жилищные вопросыНужна бесплатная консультация юриста?Москва и московская область8(499)110-74-89Главная › ДокументыВсе приказы по основным видам деятельности должны регистрироваться в соответствующем приказе. В записи отражают название, дату составления документа и другие важные сведения. Образец записи, примеры заполнения журнала – все это можно найти в статье.Мнение экспертаОзерова МаринаЮрист, специализация наследственные, семейные, жилищные деламСоветуем ознакомиться с тем как правильно вести книгу учета трудовых книжек — подробности тут.

  • Способы ведения и ответственный
  • Как выглядит журнал для регистрации
      Поделиться ссылкой:
  • С точки зрения закона никаких обязательных требований к наличию подобного рода документа нет.

    Но, при проведении надзорных мероприятий государственными органами в сфере трудовых отношений, инспектор вправе затребовать журнал регистрации приказов организации.

    Прежде всего, благодаря зарегистрированным данным, можно без труда отследить хронологию последовательности событий, например:

    1. привлекался ли к дисциплинарной и прочим предусмотренным законом видам ответственности;
    2. переводился ли за время трудовой деятельности на другие участки работ;
    3. когда человек был принят на работу;
    4. дату и причину прекращения трудовых отношений.

    Как правило, регистрация распоряжений в организации вменяется в профессиональные обязанности секретарю, передающему документы на подпись руководителю, принимающему входящую информацию, рассылающему исходящую корреспонденцию.Регистрация производственных приказов позволяет экономить время при необходимости найти то или иное распоряжение, в то числе за прошлые годы деятельности.

    Без учета представьте, сколько часов или даже дней нужно будет перелистывать все собранные в течение многих лет распоряжения, которые должны храниться работодателем вплоть до 75 лет.Можно сделать вывод: даже при передаче документов на хранение в архив, подшив их в хронологическом порядке, приложенный журнал регистрации производственных приказов позволит не допустить неразберихи.Приказы по личному составу являются, как правило, персонифицированными — регулирующими деятельность конкретных работников или групп таковых (например, отдела или службы).Как мы отметили выше, к приказам по личному составу принято относить только те локальные документы, действие которых распространяется на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом).

    То есть, к примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в рассматриваемом журнале.К документам, которые могут учитываться в журнале, чаще всего относятся приказы:

    1. изменении Ф. И. О. работника.
    2. совмещении сотрудника;
    3. переводе сотрудника на другую должность;
    4. командировке;
    5. награждении;
    6. увольнении сотрудника;
    7. о приеме сотрудника на работу;
    8. заработной плате;
    9. совместительстве сотрудника;
    10. отпуске, декрете;

    Формы приказов о личном составе работодатель вправе использовать те, которые посчитает нужным выбрать. Но по традиции в РФ распространено использование унифицированных форм, таких, например, как:

    1. Т-8 и Т-8а (для оформления приказа об увольнении);
    2. Т-9 и Т-9а (для оформления приказа о командировке).
    3. Т-1 и Т-1а (для оформления приказа о приеме сотрудника);

    Данные формы утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.Прежде чем регистрировать тот или иной приказ по личному составу и придавать ему таким образом юридическую силу (если это предусмотрено правилами документооборота), сотрудник отдела кадров должен убедиться в том, что приказ имеет необходимые признаки легитимности, такие как:

    1. наличие наименования, даты, номера, места составления документа;
    2. наличие ссылки на документ, являющийся основанием для издания приказа (например, трудовой договор — если речь идет о приказе о приеме на работу), ссылки на НПА — если норма, устанавливаемая приказом, корреспондирует с положениями соответствующего документа или НПА;
    3. наличие заголовка документа;
    4. наличие подписи руководителя работодателя;
    5. наличие текста приказа;
    6. наличие отметки о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.

    О документе, являющемся источником дополнительных сведений о работнике, читайте в статье «Анкета при приеме на работу — бланк и образец».Порядок ведения документооборота для внутреннего пользования утверждается локальными правовыми актами.Отдельно могут быть заведены книги учета для письменных распоряжений руководства, в зависимости от их предназначения:

    1. журнал регистрации приказов по административно хозяйственной деятельности;
    2. касающиеся основной производственной деятельности, включая вопросы финансирования;
    3. и прочие.
    4. кадровые – о приеме, перемещениях (переводах), увольнении работников; установлении или повышении квалификации работников; о награждениях или дисциплинарных взысканиях;
    5. по вопросам организации и охраны труда;

    Журнал регистрации распоряжений образец:

    Как правило, ведут учет в письменном виде, но допускается и электронная форма документа.Покажем, как может выглядеть книга учета приказов по основной деятельности, образец:

    Поскольку в соответствии c ГОСТ P 51141-98 под регистрацией понимается запись по установленной форме данных про документ с соблюдением существующих правил.

    Регистрация подтверждает сам факт получения или же создания документа в конкретное время посредством внесения информации о нём в соответствующую регистрационную форму, сопровождаясь присвоением номера, а также записыванием основных данным про документ.Таким образом, именно регистрация сообщает документу юридическую силу, поскольку именно с её помощью фиксируется сам факт его создания. Поэтому приказ по личному составу до его регистрации в Журнале как бы не существует.Правовая основа существования такого журнала, порядок его ведения, а также отнесение его к документам длительного хранения — постановление Росархива от 06.09.2000 г. Статья № 358 этого документа постановляет необходимость вести учёт кадровых приказов отдельно от иных видов документооборота.

    Согласно требований нормативного документа журнал (книга) регистрации приказов кадровых назначений, перемещений, увольнений ведётся на каждом предприятии.Систематизация вносимой информации основывается на принципе хронологического каталога. Сами же приказы по кадрам хранятся отдельно, подшиваясь в соответствующие личные дела работников. Унифицированных форм для регистрации распоряжений внутреннего пользования не существует.

    В продаже имеются типовые книги учета, которыми можно воспользоваться, или разработать свою форму и заказать в печатных изданиях.Порядок ведения регистрации документации стандартный, в виде таблицы.Страницы имеют несколько граф для заполнения:

    1. примечание;
    2. дата регистрации приказа (которая считается датой его издания);
    3. краткое содержание распорядительного документа;
    4. могут быть и другие графы.
    5. присвоенный номер распоряжению (он может не совпадать с порядковым, например, иметь дополнительные буквенные обозначения);
    6. номер по порядку очередной записи;
    7. кто является ответственным лицом за исполнением приказа;
    8. подпись должностного лица, обязанного проконтролировать исполнение об ознакомлении или о получении копии распоряжения;

    Как указано выше, действующий закон не требует от компаний обязательной регистрации приказов в Журнале. Учет приказов остается на усмотрение руководства компании, в связи с этим порядок внесения информации в Журнал, его форма и порядок хранения определяется каждой фирмой в индивидуальном порядке. При этом существует ряд действующих нормативных актов, которые предоставляют рекомендации относительно процедуры ведения Журнала.№ п/пНормативный актОписание1Приказ Минкультуры РФ №558 от 25.08.10Документ содержит полный список документов, которые ведет кадровая служба, а также описывает механизм их регистрации, сроки и условия хранения, порядок уничтожения.2Приказ Федерального архивного агентства №68 от 27.11.2000Приказ утверждает действующую Инструкцию, описывающую порядок нумерации и индексации приказов и прочих документов предприятия.

    Согласно документу, приказы должны регистрироваться по правилам сквозной нумерации.3ГОСТ Р 6.30-2003Документ содержит общие стандарты оформления документов (в том числе приказов), а также приводит систему унифицированной организации документооборота.★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книгДо начала внесения записей:

    1. подпись первого руководителя скрепляют печатью организации (при ее наличии);
    2. книга учета прошивается, концы нитей заклеивают белой бумагой (или опломбируют специальной пломбой);
    3. все страницы нумеруют;
    4. указывают количество прошитых листов, заверив подписью ответственного лица (секретарь или инспектор кадровой службы), руководителя организации;
    5. на титульном листе уточняют дату начала и окончания ведения.

    Записи могут вносить чернилами синего или черного цвета.Не допускается:

    1. использование различных канцелярских средств корректировки текста;
    2. вырывание страниц.
    3. подтирание ластиком;

    В ситуациях, когда допущена ошибка, неверно внесенную запись аккуратно зачеркивают. После внесенной новой записи лицо, ответственное за ведение регистрации, после уточнения, что «исправленное верно», ставит свою подпись.

    Если учет ведется в электронном виде, периодически информацию распечатывают, поскольку в любую компьютерную программу можно внести изменения и не составит труда поменять сведения, внесенные ранее.Распечатанные листы также пронумеровывают, прошивают, уточняют количество, ставят подписи ответственного лица и руководителя, печать.Титульный лист журнала регистрации распоряжений, образец:

    Образец последней страницы:

    Допускается прописывать имя и отчество сотрудника в сокращенном варианте в том случае, если на предприятии нет однофамильца. Тогда имя и отчество прописывается полностью.Нумеруют записи по очереди, но чаще всего проставляется индекс и номер приказа.https://youtu.be/KoVILXSx47gДата проставляется в привычном формате «ДД.ММ.ГГГГ»Отдельная графа «вид приказа» предназначена для уточнений по приказу: прием в штат, увольнение сотрудника, поощрения или взыскания, ухода в отпуск.

    Здесь указывают основания для вынесения приказа, например, заявление на отпуск, соглашение на дополнительную работу и т.д.Этот журнал можно вести как в обычном бумажном варианте, так и в электронном. Электронный вариант следует защитить от доступа к нему случайных людей: установить пароль.

    Все правила регистрации приказов относятся и к электронному варианту.

    В любой момент электронную версию можно отправить на печать, и оформить его в соответствии с требованиями делопроизводства.Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную.

    Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом.

    Ее применение также можно прописать в учетной политике.О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.Подробнее о сроках хранения путевого листа читайте в статье «Какой срок хранения у путевых листов (нюансы)».Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу.

    Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

    Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.( 2 оценки, среднее 4 из 5 )Понравилась статья?
    Поделиться с друзьями: Поиск: © 2020 Ваш нотариус

    Журнал регистрации приказов по основной деятельности

    8378 является важным регистрационным документом в любой организации.

    В него заносятся все приказы, касающиеся деятельности всей организации в целом. В отличие от журнала приказов по личному составу, вносимая в регистр документация имеет неперсонифицированный характер. ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

    ФАЙЛЫ Каждая компания, в которой издаются приказы по основной деятельности (а без них никак не обойтись) обязана вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

    Об этом сказано в самом начале (в части А 258 статьи) Перечня архивных документов, который был принят Приказом Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года.

    Однако это является лишь косвенным указанием.

    Прямого приказа либо распоряжения на этот счет не имеется. Но при проверках контролирующих органов журналы такого типа лучше предъявлять.

    Кроме того, его наличие:

    1. Позволяет доказать само существование того или иного приказа. Данная возможность очень упрощает жизнь при возникновении судебных разбирательств. Сам факт наличия записи указывает на существование документа.
    2. Значительно упрощает документооборот организации в целом, позволяет классифицировать приказы.
    3. Позволяет ориентироваться в приказах по основной деятельности, быстро находить и ссылаться на необходимый.

    К приказам по основной деятельности имеют отношение:

    1. Документы о трудовом распорядке.
    2. Документы о соблюдении коммерческой тайны и пр.
    3. Бумаги о создании филиала, подразделения организации.
    4. Документы относительно .
    5. Документы о назначении руководителя на свою должность.

    Стоит отметить, что назначения руководителя и его заместителей относятся к приказам по основной деятельности, тогда как распоряжения о назначении других сотрудников относятся к приказам по личному составу. Здесь нет никакой дискриминации.

    Просто руководители, по своей сути, обычно обладают гораздо более широкими полномочиями. Юридическая тонкость состоит в том, что их назначение либо увольнение в конечном итоге влияет на всю организацию в целом. Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании.
    Поэтому в журнале приказов по основной деятельности и регистрируются приказы о назначении управленческого звена компании. Помимо этого, в журнал могут заноситься другие приказы, которые проходят по:

    1. Хозяйственной деятельности компании.
    2. Планированию, общему выстраиванию стратегии поведения организации в конкретной сфере и пр.
    3. Установлению порядка отчетности. Как налоговой, так и других видов.

    Практика показала, что в журнал регистрации приказов по основной деятельности очень удобно заносить все приказы с постоянным сроком хранения, если это не противоречит общей направленности регистрируемой документации.

    Журнал должен иметь обложку и вложенные в нее страницы.

    На обложке обычно располагаются:

    1. Наименование документа.
    2. Дата начала и дата окончания. Первая графа обязательна для заполнения. Во вторую информация бывает проставлена только после регистрации последнего приказа.
    3. Виза руководителя, количество заполненных листов (эта информация должна появляться при окончании).
    4. Если есть, то наименование структурного подразделения.
    5. Номер дела по номенклатуре и номер тома.
    6. Наименование организации, сотрудники которой его ведут.

    Обложка может быть напечатана на обычном формате А4, но удобнее производить печать на плотной бумаге и прошивать. Так листы журнала будут надежно закреплены, их будет удобнее заполнять. Вложенные страницы содержат две таблицы.

    • Первая таблица описывает ответственных за ведение журнала лиц.
    • Вторая создана для подробного перечня приказов по основной деятельности.

    Графы обеих следует заполнять. Они включают:

    1. Номера приказов по основной деятельности.
    2. Название. Они могут повторяться. Главное, чтобы номера и даты были разные.
    3. Даты издания. Здесь важно соблюдать хронологию.
    4. ФИО и табельные номера (при наличии) фигурирующих в приказе лиц (те, на которых регистрируемая бумага распространяется).
    5. Порядковые номера регистрируемых документов.
    6. Краткое содержание регистрируемого документа. Достаточно одного-двух предложений.

    Нигде нет унифицированной формы журнала, так что каждая организация вправе формировать собственный бланк и образец. У некоторых вообще нет страницы ответственных за заполнение лиц.

    У других – в основную таблицу добавлены столбцы подписей ответственных за доставку. Это вопрос удобства. Важно: располагать информацию о приказах и складывать их листы в дело нужно строго в хронологическом порядке. Только так можно будет быстро найти запрашиваемый документ. Для той же цели используется нумерация.
    Для той же цели используется нумерация. В электронном виде этот журнал вести можно.

    Однако здесь есть нюансы:

    1. Электронная версия не всегда может быть доступна для использования. Виной тому обновления, компьютерные вирусы, зависания. Все эти минусы техники проявляются в самый неподходящий момент. Так что бумажную версию необходимо иметь в страховочных целях. Бывают случаи, когда при обновлении той или иной программы полностью утрачивается введенная ранее информация.
    2. Если есть бумажный и электронный варианты бумаги и в них есть расхождения, то предпочтение отдается печатному. Таковы негласные правила проводимых проверок.

    Конечно, при ошибках, помарках, опечатках журнал приказов по основной деятельности придется перепечатывать и заново заверять подписями. Если после закрытия журнала (при окончании года) в напечатанном бланке остаются пустые строки, то их необходимо перечеркнуть. В конце от руки записывается количество заполненных листов.

    Документация такого вида имеет постоянный срок хранения.

    В организации всегда должен присутствовать и вестись журнал регистрации приказов по основной деятельности, иначе она не имеет права осуществлять какую-либо работу. В некоторых случаях такие журналы передаются в государственный архив для использования их в качестве справочного материала.

    Особенности ведения книги учета приказов в деятельности организации

    › › › Неотъемлемой составляющей любого государственного, либо частного предприятия является документооборот. Книга приказов является одним из основных предметов деятельности инспектора по кадрам.СодержаниеКнига приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести .

    Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.Цель ведения:

    • Предать срочность и обязательность документу.
    • Облегчить поиск документов;
    • Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;

    При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов.

    Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558.

    Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации. Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.Важные особенности документооборота:

    1. сроки.
    2. оформление;
    3. нумерация;

    Как правильно прошивать книгу приказов?

    Смотрите видео:Приказ Росархива № 68, регламентирует особенности документооборота. В данном распорядительном документе указывается, что отчетность ведется в течение 1 года, а после сдается в архив.Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом.

    Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.Основные пункты:

    • Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
    • Титульный лист;
    • Полный перечень приказов.

    Как подключиться к базе электронного документооборота?

    Смотрите .Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица, на которое возлагается обязанность по ведению, нужно написать имя, должность, его подпись.Главное условия оформления заключается в составлении надлежащей информации и достоверности данных. В таких книгах нельзя допускать исправления, корректирование перечеркивание.В каждой организации есть ответственный по ведению документации того, или иного характера.Инспектор по кадрам компетентен по вопросам ведения книги распоряжений.Он является ведущим специалистом предприятия по организационным вопросам, касающихся отчетности.Он должен быть осведомлен об изменениях шаблонов заполнения журнала, и четко знать законодательную базу, которая возникает в данных правоотношениях.Помимо законодательства, важным аспектом успешной деятельности должностного лица, является изучение всей структуры организации, что позволит полностью контролировать внутренние процессы.Во всех подразделениях и организациях есть специально обученное, уполномоченное лицо, для ведения книги приказов.

    В его обязанности входит своевременное заполнение граф, в надлежащей форме, подшивка бумаг, и т.д.Чем отличается приказ от распоряжения? Читайте по .Также ему необходимо обрабатывать текст, для того чтобы правильно составлять документы. Законодательством не предусмотрено унифицированной формы составления.Существуют правила заполнения, которых нельзя нарушать.
    Законодательством не предусмотрено унифицированной формы составления.Существуют правила заполнения, которых нельзя нарушать. В эти правила входит обязательное указание дат, и четкого хронологического порядка последовательности приказов.Реквизиты при заполнении:

    1. число окончания введения;
    2. название организации;
    3. дата создания акта;
    4. регистрационный номер;
    5. фамилия должностного лица с подписями.

    Даты начала и окончания ведения журнала является обязательными, поскольку в организации с годами накапливаются книги приказов, что может вызвать сложности у проверяющих инстанций.Помимо удобства быстрой и качественной проверки налоговой и другими инстанциями, появляется потребность в быстром поиске приказов по личному составу предприятия.Как и у любой другой документации, в книге приказов есть особые требования.

    Главным требованием является правильное оформление, которое возможно при изучении всех вышеупомянутых особенностей.Указание даты, индекс и № документа, позволит быстро найти необходимый приказ. Личный состав работников предприятия нумеруется в хронологическом порядке. Данная особенность присуща всем предприятиям.Одним из важнейших требований, является строгий запрет на изменение и редактирование, с помощью корректировки.

    Если проверяющий заметит корректировку какого-либо , это может вызвать проблемы у организации. Исправлять можно только при зачеркивании, чтобы было видно два варианта.Заполнение по личному составу:

    • Указание типа действия приказа;
    • Указание ФИО работника;
    • Причина принятия распорядительного документа.
    • Номер распоряжения;
    • Использование установленного шаблона написание дат (дд.мм.гггг);

    Что такое книга учета приказов и является ли она обязательной? Ответы в видео:До того чтобы не возникал вопрос о фальсификации документов, на каждом листе ставится печать и дата.

    Журнал обязательно нужно прошнуровать, и в конце проставить подпись уполномоченного лица, ответственного за ведение.Хранение – это одна из важнейших особенностей документооборота.

    Согласно приказу Росархива № 68, хранение документов осуществляется в течение календарного года.

    После истечения данного срока, сдается в архив, где хранится от 5 до 75 лет.В 2016 году вышли поправки к данному законодательному акту, где наибольшее количество лет хранения в архиве составляет – 50 лет.Индекс документов:

    1. указание другого индекса – хранение до 5 лет.
    2. “К” и “Л/С” – хранение до 50 лет;

    Особенностью временного хранения – распоряжения, касающиеся и командировочных.Одним из важных принципов хранения документов является их группировка.

    Нельзя объединять вышедшие распоряжение с различными сроками хранения. Вторым принципом является расположение бумаг в хронологическом порядке.Для того чтобы создать журнал, уполномоченное лицо может воспользоваться любой лицензированный компьютерной программой. Для того чтобы была возможность вести отчетность, необходимо наличие электронного регистрационного журнала, который присутствует во многих компьютерных программах.Это особенность дает возможность кадровику вести в электронном варианте.

    Плюсы электронного варианта заключается в том, что можно в любой момент распечатать файл, также присутствует возможность редактирования.Минусы электронного ведения:

    • В случае смены программы;
    • Обновления, которые могут привести к изменениям;
    • Сбой программы.

    Книгу распоряжений необходимо вести в каждой организации надлежащим образом. Из качественного и правильного ведения отчетностей, можно сделать выводы внутри организации по некоторым ошибкам, или наоборот, при анализе правильно принятых решений.Ведение, предоставление достоверной информации и хранение является необходимым условием написании книги распоряжений.

    Понравилась статья?Лайк автору

    Загрузка. Комментарий Current * Ваше имя Ваш e-mail Комментировать

    Как заполнять книгу приказов

    18 января 2012 Автор КакПросто! Приказы являются локальными документами организации, необходимыми для решения текущих задач в деятельности организации.

    После издания приказы необходимо регистрировать в специальных книгах. В организации должны заполняться книги регистрации приказов по основной деятельности и по личному составу. Статьи по теме:

    Вопрос «Считаются ли в документах буквы Е и Ё за одну?» — 4 ответа Вам понадобится

    1. — канцелярские книги или толстые тетради.

    Инструкция 1 Оформите книги регистрации приказов.

    Поскольку внутренние документы по текущей деятельности и личному составу должны регистрироваться отдельно, заведите несколько таких книг — для приказов по основной деятельности, по административно-хозяйственной деятельности, по кадрам, командировкам, отпускам и т.д.). Разлинуйте на графы страницы купленных книг. Напишите в «шапке» названия столбцов: №п/п, Номер приказа, Дата, Краткое содержание, Подпись исполнителей.

    2 Оформите титульные листы книг, написав наименования от руки или напечатав на компьютере(Книга регистрации приказов по _________(основной деятельности, личному составу, отпускам, командировкам и т.д. за______ год). Пронумеруйте листы книг.

    Прошнуруйте их, используя шило и нитки. С оборотной стороны книг наклейте бумажки с надписью: «Пронумеровано, прошнуровано __ листов». Укажите дату, свою должность, проставьте подпись и расшифровку подписи.

    Поставьте печать (для документов или кадровую). 3 Регистрируйте приказы в книгах по мере их поступления.

    Делайте записи аккуратно, по возможности не допуская исправлений. В графу «№ п/п» проставьте порядковый номер записи, в графу «номер приказа» — номер документа, в графу «Дата» — дату, указанную в приказе (а не дату регистрации).

    В графе «Краткое содержание» напишите, о чем приказ. В графе «Подпись исполнителя» должен расписаться сотрудник, которому предназначено выполнение приказа.

    Обратите внимание Срок хранения приказов на предприятии по основной деятельности организации и по личному составу — 75 лет, приказов по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

    Полезный совет При заполнении книги оставляйте между заполненными строками 2-3 свободных — они могут пригодиться для регистрации приказов, оформляемых «задним числом» (номер приказа будет через дробь- 1/1,1/2 и т.д.).Исправления в книге регистрации приказов лучше делать следующим способом: вырезать кусочек бумаги из последних листов (их можно не нумеровать), аккуратно заклеить неправильную запись и сделать новую. Источники:

    1. журнал приказов по основной деятельности
    2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации.

    Совет полезен? Да Нет Статьи по теме:

    Похожие советы

    Показать еще

    Образец книги приказов и инструкция по заполнению

    15067 Изменения: январь, 2020 года Каждый Приказ, оформленный на предприятии, подлежит регистрации с присвоением персонального номера.

    Это необходимо для устранения попыток оформить распорядительные решения «задним» числом.

    Поскольку регистрация должна проходить последовательно, то на каждой фирме должен действовать Журнал Приказов, позволяющих контролировать документооборот организации. Согласно кадровой теории, такой Журнал может использоваться не только для регистрации Приказов, но также для внесения информации обо всех распоряжениях, касающихся трудоустроенных сотрудников.

    Целесообразность применения Книги приказов обусловлена следующими причинами:

    1. срок хранения документации составляет 75 лет и, такая Книга служит хорошим архивным показателем того, где и как отыскать нужный распорядительный документ;
    2. большинство видов Приказов требуют обязательной регистрации, поэтому в любом случае должен существовать Журнал для внесения информации о таких распорядительных документах.

    На части предприятий существует правило, в соответствии с которым распорядительные документы (или другие оформляемые служащими документы) получают юридическую силу только после процедуры регистрации. Регистрация, в данном случае, это запись о распоряжении/приказе (письме, повестке, отчете) которая подтверждает его оформление и отправку к адресату, если это необходимо.

    Фирма может самостоятельно определить, как и, где регистрировать документы, но согласно общему правилу, удобнее всего вести отдельный журнал для каждого вида корреспонденции. В связи с этим, оформление Книги приказов – обязанность. И без этого шага (без регистрации распорядительного документа) он не сможет получить юридическую силу, а значит его исполнение будет необязательным для участников правоотношений.

    Существует несколько видов Приказов, регулирующие разные виды трудовых отношений. С другой стороны, законодательством предусмотрено две формы соглашения:

    • – распорядительный документ, который касается только одного работника предприятия;
    • Т1а – Приказ, оформленный в отношении нескольких служащих сразу, если необходимо урегулировать один вид правоотношений (поощрение, наказание, отпуск).

    Согласно юридической теории, к приказам по личному составу принято относить лишь те распорядительные бумаги, которые распространяются на рядовых сотрудников (не относящихся к руководству в соответствии с уставом).

    К примеру, приказ о назначении генерального директора или главного бухгалтера не должен регистрироваться в Книге приказов. В связи с этим, трудовая практика позволяет выделить следующие виды распорядительных документов, которые подлежат регистрации в Журнале и, которые без регистрации не получат юридическую силу:

    1. совмещение сотрудника;
    2. прекращение работы (независимо от оснований увольнения);
    3. совместительство (внутреннее и внешнее) сотрудника;
    4. направление в командировку;
    5. перемещение между должностями;
    6. оформление отпуска (очередного, внеурочного, за свой счет, по учебе, по личным обстоятельствам).
    7. порядок получения заработной платы (дополнительные бонусы и финансовые взыскания);
    8. трудоустройство (прием на постоянное место работы, совмещение и совместительство, удаленная и работа на неполный день, срочные и бессрочные правоотношения);

    Для каждого вида распоряжения установлен свой код бланка Приказа, но это рекомендательные формуляры.

    Участники правоотношений могут самостоятельно составить Приказ, соответствующий особенностям производства и заявленным целям.

    Регистрация Приказа осуществляется работником отдела кадров, который обязан контролировать оборот распорядительных документов внутри предприятия.

    И, прежде чем приступать к регистрации, следует убедиться, что документ соответствует установленным требованиям. В частности, предстоит обратить внимание на следующие факторы:

    • указание правовых оснований для подготовки распорядительного документа (прием на работу осуществляется на основании подписанного рабочего контракта, оформление отпуска – в соответствии с принятым графиком, отпуск по учебе – на основании вызова учебного заведения);
    • наличие раздела о согласовании документа юристом или иным компетентным сотрудником.
    • внесение основного содержания, в котором значатся подробные обстоятельства оформления распорядительного документа и, его последствия для участников;
    • указание обязательных реквизитов документа (наименование, дата, номер, место составления приказа)
    • простановка печати фирмы;
    • документ заканчивается подписью работодателя в лице директора;

    Как уже отмечалось выше, законодательством не установлена единая форма документа, поэтому на каждом предприятии разрабатывается свой комфортный бланк, применимый в текущих производственных условиях.

    В Журнал вносятся графы, позволяющие быстро отыскать нужный документ и, дающие возможность контролировать их оборот.

    Как показывает практика, чаще всего Книга состоит из следующих частей:

    1. титулка;
    2. список лиц, ответственных за ведение Книги;
    3. главный раздел, содержащий графы, куда вписывается информация о распорядительном документе.

    На титульном листе документа указываются следующие сведения:

    • полное название предприятия (без сокращений и аббревиатур);
    • дата заведения отчетной тетради;
    • наименование Книги «Журнал регистрации приказов»;
    • дата окончания ведения (будет проставлена, когда листы в Журнале закончатся).

    Назначение ответственного лица происходит путем подготовки руководителем соответствующего Приказа.

    Если работник согласен с вверенными ему полномочиями, то он ставит подпись на распорядительном документе.

    И только после этого сведения о служащем будут добавлены в Журнал. Так, на второй странице документа должны отображаться следующие данные:

    1. реквизиты Приказа работодателя, которым назначено ответственное лицо;
    2. фамилия, имя, отчество, занимаемая должность ответственного работника (их может быть несколько);
    3. подпись ответственного служащего, подтверждающая начало исполнения вверенных полномочий.

    Все страницы книги нумеруются и сшиваются. Это делается для сохранности сведений о составленных распорядительных документах.

    Нет единых требований к тому, какие данные должны вноситься в этот раздел. Но, как показывает практика, самыми необходимыми графами будут следующие:

    • перечень служащих, которых коснулся Приказ;
    • дата подписания и регистрации Приказа;
    • вид распорядительного документа (на отпуск, о приеме на работу, об увольнении, о назначении взыскания/поощрения);
    • нормативный акт, на основании которого подготовлен распорядительный документ (вызов с места учебы, график отпусков).
    • порядковый номер подписанного документа;

    Как уже отмечалось выше, Журнал Приказов относится к факультативным отчетам, то есть их наличие на предприятии обусловлено только требованием руководителя и ответственностью кадрового работника. Что же касается порядка ведения тетради, то руководствоваться следует универсальными правилами, которые предусматривают, что все распорядительные документы вносятся в Книгу в хронологическом порядке.

    Это значит, что строго соблюдаются не только порядковые номера в Журнале, но также присвоенные Приказам номера и даты их оформления. Вся информация должна быть последовательной.

    Дополнительно может использоваться локальный шифр, делящий распорядительные документы на категории. Благодаря такому буквенному и цифровому обозначению, будет легче осуществлять поиск распоряжений для дальнейшего ознакомления с ними.

    Если в содержании Журнала используются сокращения, то их расшифровка должна быть представлена на отдельной странице после информации об ответственных служащих и, перед основным телом Книги. Пример применения буквенного шифра:

    1. К – связанные с кадровыми передвижениями (прием на работу, увольнение, совмещение);
    2. В – в отношении распорядительных документов, содержащих информацию о поощрениях и дисциплинарных наказаниях;
    3. О – предоставление любого из видов отпуска.
    4. КМ – оформление командировок;
    5. ЛС – распорядительные документы по личному составу;

    Таким образом, кадровый работник, контролирующий распорядительную документацию, уполномочен самостоятельно, регулировать порядок осуществления контроля выданных и зарегистрированных приказов. На протяжении всего времени использования кадровик может менять форму Журнала, добавляя/удаляя графы с целью улучшения отчетности.

    Как уже отмечалось выше, все страницы документа подлежат обязательной нумерации.

    Вырывать листы категорически запрещено. Кроме того, при внесении информации следует быть предельно внимательным.

    Не допускаются ошибки и исправления, помарки. Категорически запрещено использование корректора.

    Если возникла необходимость в исправлении информации, то кадровый работник зачеркивает ложный текст и пишет рядом правильные сведения.

    Затем возле исправления ставится подпись ответственного служащего и дата внесения правок.

    На некоторых предприятиях ведение отчетности происходит в электронном виде. Для этого используется обычный текстовый документ с самостоятельно оформленной таблицей или же, применяются специальные программы кадровой отчетности.

    Независимо от того, какой выбран способ, предстоит регулярно (по мере заполнения электронных листов) распечатывать отчет, нумеровать страницы и сшивать их в единый документ.

    Так удастся защитить свои отчеты от сбоя компьютерной системы. Нет единых требований к тому, кто должен вести Книгу Приказов. Как показывает практика, чаще всего это работник кадрового аппарата.

    Также ответственным может выступать юрист фирмы или секретарь руководителя. По сути, это любой человек на фирме, который контролирует документооборот и, предоставивший свое согласие на расширение функциональных обязанностей. Ведение текущего Журнала осуществляется до того времени, пока не закончатся свободные страницы.

    После этого Книга подлежит передаче в архив, где и будет находиться на протяжении установленного времени.

    Согласно общему правилу, минимальный срок хранения документации составляет три года. Если речь идет о Приказах в отношении личного состава, то они должны находиться в архиве на протяжении 75 лет. В среднем, срок хранения документов варьируется в пределах 25 лет.

    По окончанию установленного срока сохранности Журнала он передается для уничтожения, о чем составляется Акт, который подписывается компетентными должностными лицами.

    Приложение 6 июля 2020 г. · 13 апреля 2020 г. · 27 марта 2020 г.

    Вы здесь:

    Журнал регистрации приказов Документы, Кадровые02.01.2016publisher Для контроля издаваемых в организации приказов в системе делопроизводства применяется журнал регистрации приказов.

    Данный документ позволяет организовать систему контроля издаваемых документов, а также отследить действующие на данный момент приказы и его назначение по краткому описанию. Регистрация документов позволяет облегчить и упорядочить труд отдела кадров. К тому же хронологическая регистрация издаваемых приказов позволяет защитить организацию от издания документов “задним числом”.

    Оглавление статьи

    1. 2 Требования к оформлению журнала
    2. 3 Ведение журнала в электронном виде
    3. 1 Ведение журнала регистрации
    4. 4 Образцы журналов

    Ведение журнала регистрации Порядок регистрации, оформления и составления распорядительных документов издаваемых в организации регламентируются на основании разработанного порядка ведения документооборота для внутреннего пользования. Приказы должны издаваться в хронологическом порядке, учитывая при этом дату составления и очередной порядковый номер документа по средством цифровых и буквенных обозначений. По индивидуальному шифру в последующем будет гораздо проще найти необходимый документ.

    При этом можно применять определенные коды для установления принадлежности документов к конкретным подразделениям организации.

    Группировка приказов может осуществляться также и по их смысловому назначению.

    Например:

    1. “ЛС” – по личному составу, срок хранения таких документов составляет 75 лет.
    2. “О” – для группировки приказов по отпускам сотрудников.
    3. “В” – статус применяется для документов издаваемых при вынесении взысканий и поощрения сотрудников.
    4. “К” – кадровые.
    5. “КМ” – приказы по командировкам работников.

    Такая группировка документов позволяет быстрее находить необходимые документы. Как таковой специализированной и утвержденной формы журнала нет, поэтому его можно разработать сами, так и при желании, можно приобрести в специализированных магазинах уже готовый журнал.

    Отметим, что для правильного ведения все страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на обороте скреплен печатью и подписью руководителя.

    Добавлять, вырывать листы запрещается, иначе смысл такого документа теряется. Кроме того, на сшиве должно быть указано общее количество листов в журнале, после чего на нем ставится подпись руководителя и печать организации. Ответственность за правильное ведение и хранение документа возлагается на отдел кадров.Требования к оформлению журнала [ads-pc-2] [ads-mob-2] Как уже сказали, определенных закрепленных на законодательном уровне требований к оформлению нет, но следует внести в него определенные графы:

    1. ФИО нескольких работников или конкретного, в отношении которого издается приказ.
    2. Графа порядкового номера, который должен присваиваться для каждого документа, для того, чтобы избежать появления документов изданных задним числом.
    3. Вид приказа (Перемещение, Увольнение, прием сотрудников и т.д.). Описание краткого содержания, например, если он издается для направления сотрудников в командировку, то необходимо указать пункт назначения, сроки поездки.
    4. Может быть указано основание создание документа, например, письмо, заключение срочного трудового договора или по стандартной форме.
    5. Также в некоторых случаях стоит указывать, кто принял документ на хранение, в особенности, если предприятие имеет сложную организационную структуру.
    6. Номер приказа и его дата издания.

    Ведение журнала в электронном виде [ads-pc-4] [ads-mob-4] В случае большого документооборота регистрация приказов может быть организована и в электронном виде.

    Так например, программа 1C осуществляет такой процесс автоматически. Но в программу, как известно можно внести изменения, поэтому периодически необходимо распечатывать листы документа, пронумеровывать, ставить визу руководителя, скреплять и передавать в архив. Также можно вести хронологию при помощи электронных таблиц, таких как Excel.

    Образцы журналов

    Журнал регистрации приказов по личному составу образец скачать Word.

    Последние новости по теме статьи

    Важно знать!
    • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
    • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
    • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

    Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

    Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

    • Анонимно
    • Профессионально

    Задайте вопрос нашему юристу!

    Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

    +