Бесплатная горячая линия

8 800 700-88-16
Главная - Трудовое право - Сколько времени хранить трудовые договоры уволенных сотрудников

Сколько времени хранить трудовые договоры уволенных сотрудников

Сколько времени хранить трудовые договоры уволенных сотрудников

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Законом об архивном деле в РФ предусмотрена обязанность организаций обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения. С 18 февраля в силу вступил новый регламент таких сроков, разработанный Росархивом взамен аналогичного, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Вместо прежних тысяч с лишним строк в новом списке меньше семисот позиций.

Изменения требований, предъявляемых к хранению учетных и кадровых документов, представляем в удобной для ознакомления форме.ТАБЛИЦА:

«Изменение сроков хранения учетных документов компании»

№ нового перечня№ старого перечняВид документаБылоСталоЦенообразование 234 297 Прейскуранты (прайс-листы), ценники на товары, работы и услуги по месту утверждения Постоянно 10 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 237 299 Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы, калькуляции) о разработке, применении цен, тарифов и их корректировке по месту разработки Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 238 – 240 300 Соглашения (контракты, договоры) о повышении, снижении или поддержании цен (тарифов), протоколы согласования цен на товары, работы и услуги, переписка по вопросам ценообразования 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 летФинансирование, кредитование деятельности 265,266 369, 379 Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности (при условии погашения дебиторской и кредиторской задолженности). Документы (отчеты, счета, справки, переписка) по вопросам благотворительной деятельности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 летБухгалтерский учет и отчетность 270 354 Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской (бюджетной) отчетности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 272 – Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности организации: а) сводные годовые, годовые; б) квартальные; в) месячные – а) постоянно; б) 5 лет (при отсутствии годовых – постоянно); в) 1 год 275 358,351 Консолидированная финансовая отчетность (финансовая отчетность не создающих группу организаций, составленная по международным стандартам финансовой отчетности): а) годовая; б) промежуточная Постоянно (на усмотрение архива) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 277 362 Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет при условии проведения проверки.

Уточнено, что при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 281 458 Образцы подписей материально ответственных лиц До минования надобности, но не менее 5 лет 5 лет после смены материально ответственного лица 284 – Планы, стратегии, программы и документы к ним (акты, справки, сведения, обоснования, переписка, расчеты, таблицы, ведомости), полученные и (или) составленные в ходе оказания аудиторских услуг – 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 285 407 Договоры (контракты, соглашения) оказания аудиторских услуг: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора (при условии проведения внешней проверки качества работы) 5 лет после истечения срока действия договора. Уточнено: — срок исчисляется также с момента прекращения обязательств по договору; — для «б» — при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу 287 410 Документы (справки, акты, переписка) о недостачах, присвоениях, растратах 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу 292 459 Журналы, базы данных учета: а) ценных бумаг; б) расчетов с организациями, кассовых документов (счетов, платежных поручений), доверенностей а) постоянно (на усмотрение архива); б) 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) а) до ликвидации организации; б) 5 лет 329 459 Журналы, карточки, базы данных учета основных средств (зданий, сооружений), обязательств 5 лет после ликвидации основных средств До ликвидации организации – 459 Книги, журналы, карточки учета поступления валюты 5 лет при условии проведения проверки –Учет оплаты труда 295 412 Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат 5 лет.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет 6 лет. При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 296 413 Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате (с возможностью частичного отбора для постоянного хранения) 75 лет *50/75 лет 301 657 Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 летНалогообложение 303 382 Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, задолженности по ним (после снятия задолженности), документы об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, сборам 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 305 – Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пени и налоговых санкций, справка о состоянии расчетов с бюджетом – 5 лет 308 390, 395 Расчеты по страховым взносам Годовые для ФСС – постоянно, квартальные для ФСС и любые РСВ – 5 лет. При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет *50/75 лет 309 905 Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет.

При отсутствии лицевых счетов *50/75 лет 310 – Налоговые декларации ИП – Декларации ИП по 2002 год включительно – 75 лет.

Остальные 5 лет 310 392 Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц, индивидуальных предпринимателей по всем видам налогов 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 313 397 Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами 75 лет 5 лет 314 398 Документы (переписка, уведомления, требования, акты, решения, постановления, возражения, жалобы, заявления) о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания налогов и сборов в бюджеты всех уровней 5 лет, исключена возможность частичного отбора для постоянного хранения 315 399 Документы (справки, заявления, переписка) о реструктуризации задолженности по страховым взносам и налоговой задолженности 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 6 лет 317 368 Счета-фактуры 4 года 5 лет 318 401 Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения Постоянно 5 лет 319 – Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним – 5 летУчет имущества 321 427 Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств (при условии проведения проверки (ревизии) Постоянно (на усмотрение архива). О ТМЦ и движимом имуществе – 5 лет 5 лет 323 429 Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов 324 – Отчеты независимых оценщиков об оценочной стоимости имущества организации – До ликвидации организации 325 432 Акты приема-передачи недвижимого имущества от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) Постоянно (на усмотрение архива) 5 лет после выбытия недвижимого имущества 329 Пп. «д» п. 459 Журналы, карточки, базы данных учета: а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; б) материальных ценностей и иного имущества 5 лет после ликвидации основных средств а) до ликвидации организации; б) 5 летОбеспечение работы ТКС 570 232 Сертификаты ключа проверки электронной подписи Постоянно (на усмотрение архива).

В электронном виде – 5 лет после исключения из реестра 5 лет после исключения из реестра сертификатов ключей проверки электронных подписей 571 237 Договоры, соглашения с удостоверяющим центром о создании сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения после истечения срока действия договора 5 лет после приостановления или аннулирования действия сертификата ключа проверки электронной подписи 572 238 Документы (заявления, запросы, уведомления, переписка) об изготовлении сертификата ключа проверки электронной подписи, о приостановлении, возобновлении и аннулировании действия сертификата ключа проверки электронной подписи 15 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 574 240 Списки уполномоченных лиц – владельцев сертификатов ключа проверки электронной подписи Постоянно 5 лет после замены новымиТрудовые отношенияОрганизация труда и служебной деятельности 373,374 561, 563 Документы о численности, составе и движении работников, квотировании рабочих мест 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 5 лет 376 566 Предложения о потребности в привлечении иностранных работников, в том числе увеличении (уменьшении) размера потребности в привлечении иностранных работников Постоянно 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 377 567 Заявки о потребности в привлечении иностранных работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год 387, 389 579 Отчеты о выполнении колдоговоров, документы (протоколы, справки, акты, уведомления, переписка) по проверке выполнения условий коллективного договора Постоянно 3 года 390 584 Документы (протоколы, требования, справки, сведения, рекомендации, заявления, докладные записки, расчеты) о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после принятия решенияНормирование и оплата труда 397 569, 589 Нормы труда (нормы выработки, нормы времени, нормативы численности, нормы обслуживания и другие нормы) Постоянно 1 год после замены новыми 398 590 Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения, фотографии рабочего дня) о разработке норм выработки и расценок 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год после утверждения разработанных норм 399 592 Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, ставок, окладов (должностных окладов), тарифных сеток и тарифных коэффициентов 5 лет 3 года 400 593 Тарификационные списки (ведомости) работников 75 лет *50/75 лет 403, 404 599 Документы (протоколы, акты, справки, сведения): а) об оплате труда и исчислении трудового стажа работника организации; б) о выплате денежного содержания и исчислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности, должности государственной (муниципальной) службы а) – ; б) 75 лет *50/75 летОхрана труда 408 Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) – 5 лет после истечения срока действия сертификата 409 606 Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда Постоянно 5 лет 413 – Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников – *50/75 лет 414 613 Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда 75 лет *50/75 лет 415, 416 – Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, на выполнение особо опасных и вредных работ; журнал учета выдачи нарядов-допусков – 1 год после закрытия наряда-допуска; при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве – 45 лет 419 622 Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет 423 – Журналы, книги учета: а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); б) профилактических работ по охране труда, проверке знаний по охране труда – а) 45 лет; б) 5 лет 424 630 Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий Постоянно (на усмотрение архива) 45 лет 425 632 Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото- и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве по месту составления. Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – постоянно 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 45 лет Кадровое обеспечениеПрием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет 434 Пп. «б»п.19 Приказы, распоряжения по личному составу, документы (докладные записки, справки, заявления): а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; б) о служебных проверках; в) о направлении в командировку работников; г) о дисциплинарных взысканиях а, в) 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения б) – ; г) 5 лет а) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения; б) 5 лет; в) 5 лет.

Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда *50/75 лет; г) 3 года 435 657 Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 436 – Уведомления, предупреждения, работников (ам) работодателем – 3 года 440 – Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных по месту утверждения – Постоянно 441 666 Согласие на обработку персональных данных 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором 442 77 Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности Постоянно (на усмотрение архива) 3 года после замены новыми 443 77 Должностные регламенты (инструкции) работников 75 лет *50/75 лет 444, 463 658, 695 Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих; книги, журналы, карточки учета, базы данных приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); учета движения трудовых книжек и вкладышей в них 75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 445 656 Личные дела руководителей и работников организаций Постоянно (на усмотрение архива) *50/75 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 448 – Листы собеседования, стажировочные листы водителей – 5 лет 451 – Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий – 1 год 453 693 Графики отпусков 1 год 3 года 454 19 Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий 5 лет 3 года 455 649 Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 3 года 457 685,690 Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе 3 года 5 лет 458 – Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе – 5 лет после снятия с учета 461 82 Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним 5 лет с возможностью частичного отбора для постоянного хранения 1 год 463 695 Книги, журналы, карточки учета, базы данных: а) лиц, подлежащих воинскому учету; б) отпусков; в) прихода и ухода работников, местных командировок; г) выдачи командировочных удостоверений а) 3 года после увольнения; б) 3 года; в, г) -; а, б) 5 лет; в) 1 год; г) 5 лет* 50/75 лет — если делопроизводство закончено до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 – 50 лет.(1) — с возможностью частичного отбора для постоянного хранения.

: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера».

Все для бухгалтера.

  1. © 2001–2020, Клерк.Ру.

18+

Срок хранения трудового договора

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Истец просил суд возложить на ответчика обязанность выдать трудовую книжку, в день увольнения истец от получения трудовой книжки отказался, что подтверждено составленным актом. В течение трех дней после этого ответчик направил ему трудовую книжку заказным письмом с уведомлением по месту жительства, указанному в трудовом договоре.

Данная трудовая книжка была возвращена ответчику почтой за истечением срока хранения.

При этом заявлений об изменении места жительства и направлении трудовой книжки по почте от истца к ответчику не поступало, представленное суду заявление не содержит требований о высылке ему трудовой книжки с указанием адреса. Кроме того, от получения трудовой книжки истца в суде первой инстанции представитель истца отказался, что подтверждено протоколом судебного заседания и свидетельствует о злоупотреблении истцом своими правами.

Таким образом, работодателем соблюдены положения ст. 84.1 ТК РФ, направление работнику трудовой книжки освобождает работодателя от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Как указал суд, признавая доводы истца несостоятельными, факт нарушения должностных обязанностей со стороны истца имел место, что явилось основанием для наложения дисциплинарного взыскания в виде увольнения, порядок применения которого, предусмотренный ст. 193 ТК РФ, соблюден. Факты отсутствия истца на рабочем месте в спорный период подтверждены актами. Установлено, что истец отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин.

В адрес истца было направлено уведомление, в котором содержались сведения о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и предложение явиться за трудовой книжкой. Сообщение не получено адресатом, что подтверждено в судебном заседании представителем ответчика, поскольку оно вернулось в адрес предприятия с отметкой «истек срок хранения».

Доказательств обратного истцом не представлено. Обстоятельства дела: Работодатель направил письменное уведомление об истечении срока трудового договора по месту жительства работника.

Уведомление работником не получено и возвращено работодателю в связи с истечением срока хранения. Неполучение адресатом корреспонденции произошло по независящим от работодателя и почтовой организации причинам. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Согласно пункту 2.1.20 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 года N 03-33/пс, акционерное общество обязано хранить иные документы в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Согласно пункту 2.1.20 Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 года N 03-33/пс, акционерное общество обязано хранить иные документы в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 года. Пунктом 657 указанного Перечня предусмотрено хранение трудовых договоров (служебных контрактов). Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Статья 22.1.

Сроки хранения документов по личному составу

Как хранить трудовые договора уволенных сотрудников: срок хранения

› Статья акутальна на: Сентябрь 2020 г. Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ.

Это: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета (для военнообязанных);Статьи по теме (кликните, чтобы посмотреть) — документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов. В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников.

Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252. Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы. Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже): — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе; — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем». В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату. Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание.

Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы. В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника.

Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре.

Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником. Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту.

Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций. Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу.

Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.
Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством. Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89. В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников.

Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет.

Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет.

Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно. Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов. Вид документа Срок хранения документов Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.): а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания б) работников Постоянно 75 лет ЭПК* Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК Личные карточки работников (в том числе временных работников) 75 лет ЭПК Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу 1 год Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования** Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет * ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Согласно законодательству РФ трудовой договор нужно составлять в двух экземплярах, и оба они должны быть подписаны обеими сторонами.

Иногда может быть необходимо большее количество экземпляров, которые должны быть оформлены аналогично. Официальных правил или законов по их хранению, к сожалению, нет. Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме.

Но чтобы исключить путаницу и потерю документов, специалисты по кадрам подшивают трудовые договоры к личному делу сотрудника после издания приказа о найме. Другой способ хранения, который позволяет не запутаться в документообороте – создать новую папку с соответствующим названием и подшивать туда контракты в алфавитном, либо в хронологическом порядке. Трудовые договоры должны быть оформлены согласно установленным законам РФ.

К обязательным требованиям относят наличие полного названия сторон, дата начала работы, обязанности сторон, термин трудового договора (если имеется), прочее. По текущему законодательству Российской Федерации минимальное количество экземпляров трудового договора на одного сотрудника – 2. Оба должны быть зарегистрированы, потом один из них остается в отделе кадров или соответствующем департаменте, второй — отдается на руки работнику и хранится у него.

Работник, перед тем как получить свой экземпляр, должен написать на нем вручную –

«Один экземпляр трудового договора от 00.00.0000 № 00 получен»

.

Под надписью поставить подпись и фамилию с инициалами. Также работник после получения должен быть завизирован в журнале «Регистрация трудовых договоров», если такой имеется на предприятии (такой журнал не является обязательным согласно законодательству РФ). Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать.

Личные дела, трудовые договоры и прочее документы необходимо архивировать. Для этого создаются отдельные папки, куда подшиваются дела.

Если сотрудников на предприятие много и текучка кадров большая, то на каждый год создается отдельная папка, в которой все документы подшиты в алфавитном порядке фамилий уволенных.

Если же сотрудников немного, то создается одна такая папка на несколько лет, в которой года отделены друг от друга – листом-разделителем.

В любом случае папка должна содержать в себе опись, год, трудовые договоры. Также существует два подхода к датировкам: согласно законодательству РФ отдел кадров может самостоятельно принимать решения относительно даты подшивки дел — в год приема или в год увольнения работника. Считается хорошим тоном вести архивные папки с указанием года увольнения сотрудника.

Как указывалось ранее, строгого правила нет.

Хотя опытные кадровики советуют хранить в личном деле. Бывают организации, в которых личные дела сотрудников не ведутся. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников», в которых должна быть опись и сортировка (в алфавитном или в хронологическом порядке, либо в порядке нумерации личных дел).

Если имеются дополнительные соглашения к трудовым договорам, то они также отдельно подшиваются к личному делу сотрудника, или в соответствующую папку.

Следовательно, порядок хранения договоров каждая организация определяет самостоятельно в соответствии со своим кадровым делопроизводством. Однако, на практике рекомендуется руководствоваться общим порядком хранения кадровых документов и чаще всего трудовые договоры хранят в личном деле сотрудника. Что касается передачи трудовых договоров на хранение.

Что касается передачи трудовых договоров на хранение.

В данном случае порядок будет зависеть от того каким образом формируются трудовые договоры. Если трудовые договоры хранятся в личных делах работников, то дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет.

Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях.

Их нужно хранить только пять лет. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.

Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет. Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Сколько хранятся трудовые договоры Учитывая значимость документов, описывающих трудовые отношения граждан и предприятий, трудовые договоры, трудовые книжки, которые по различным причинам не были отданы уволенным сотрудникам, должны храниться не менее 75 лет.

Но не каждое предприятие или организация физически существует и осуществляет свою деятельность столь длительный срок. При прекращении существования компании, документация, подлежащая длительному или постоянному хранению, передаётся в специальные архивные службы и по соответствующему запросу можно получить требуемый документ. Срок хранения – такой же, как в первом случае.

  1. Обращайтесь к профессионалам Если вы хотели бы установить точный срок хранения трудовых договоров работников на вашем предприятии, то в этом вам может помочь наш представитель.
  2. Трудовые договоры. Срок хранения трудовых договоров работников, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. Документы с датировкой после 2003 г. хранятся до 50 лет. В случае ликвидации или банкротства предприятия дела сотрудников передаются в муниципальный архив в обработанном виде.

На каждого сотрудника она заводится в единственном экземпляре и хранится в сейфе в отдельной картотеке.

После увольнения работника карточка изымается из регулярного пользования кадровых документов, формируется в отдельную папку, а потом передается в архив. Все дела уволенных сотрудников должны храниться в течение того периода, который регламентируется для того или иного документа.

Отдельно хранятся приказы на увольнение, трудовые договоры, заявления на отпуск и прочее.

Бумаги должны быть подшиты в хронологическом порядке. Если в офисе компании архива нет, их следует помещать в специальный несгораемый шкаф.

Нужно помнить, что не допускается хранение трудовых договоров и личных дел работающих и уволенных сотрудников в одном месте. Что касается периодов хранения личных дел работников после увольнения, то эти правила утверждены Коллегией Росархива.

Они не распространены на документы, связанные с бывшими сотрудниками, и подлежат утилизации в течение 10 лет или даже раньше. По закону срок хранения договоров и других бумаг составляет 75 лет.

О результатах ее работы будет рассказано в следующем разделе. Шкаф с кадровой документацией состоял из нескольких отделений. Бухгалтер Савина Н. П. начала разбор бумаг с первого отсека.

Результаты ее работы представлены в таблице. Из содержания последней графы таблицы следует, что часть кадровой документации необходимо восстанавливать, так как срок хранения ее еще не истек. А другие бумаги просто занимают место, так как их нормативный период хранения закончился.

О последствиях разбора кадровой документации расскажем в следующем разделе.

Из представленной в предыдущем разделе таблицы видно, что частично испорчены табели учета рабочего времени, срок хранения которых по Перечню составляет 75 лет.

Поскольку оформлялись эти данные в самой компании и информация об отработанном сотрудниками ООО «Премьера» времени сохранилась в компьютере бухгалтерии, вопрос о восстановлении испорченных экземпляров трудности не представляет. Просто выбросить пришедшие в негодность табели (без их замены на аналогичные) нельзя — тогда произойдет самовольное уменьшение нормативно установленных сроков хранения данного вида кадровых документов.

А это грозит наказанием для руководства фирмы (ст.

Кадровая документация занимает значительное место в общем объеме оформляемых на предприятии бумаг. Если в фирме работает несколько сотен или тысяч сотрудников, количество кадровых документов может достигать нескольких тысяч единиц. Но и микрокомпаниям, в которых трудятся 2–3 человека, без такого рода документов не обойтись.

Основной особенностью, связанной со сроками хранения кадровых документов, является продолжительность периода, в течение которого их нельзя уничтожать. К примеру, информация, связанная с личным составом фирмы, подлежит длительному хранению (75 лет или в течение всего периода существования компании). К таким кадровым документам относятся трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, личные карточки сотрудников и иные созданные в компании бумаги, связанные с трудовыми взаимоотношениями работника и работодателя.

На срок хранения дел, формирующихся в кадровой службе, оказывают влияние многие факторы. В силу этого, следует дождаться истечения всех сроков оспаривания профессиональных отношений. Только после этого можно будет уничтожать книгу ведения.

Однако рекомендуется следовать типовым правилам делопроизводства. Они относят данные книги к юридическим документам. Следовательно, срок их хранения составляет 75 лет.

На это следует и ориентироваться при определении сроков хранения. Заполнение книги будет упрощено за счет всех необходимых граф.Данный образец может использоваться на каждом предприятии. И вести рекомендуется поручить сотрудникам кадрового отдела.

При этом следует нумеровать страницы, прошивать их и по окончанию книги, необходимо делать опись и оформлять лист — заверитель.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (24,50 из 5)Загрузка… На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета.

  1. заявление о приеме на работу;
  2. копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  3. аттестационные листы;
  4. копия документа, удостоверяющего личность;
  5. справки о состоянии здоровья;
  6. копии документов об образовании;
  7. копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  8. лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).
  9. личные заявления работника;
  10. фотографии;
  11. трудовой договор;
  12. копия ИНН;
  13. отзывы должностных лиц о работнике;
  14. должностная инструкция;
  15. характеристики и рекомендательные письма;

Расположение документов в личном деле Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе деятельности любого предприятия, компании, организации или учреждения накапливается большое количество документов, которым необходимо обеспечить правильные условия для хранения.

Причём сроки хранения для разных типов документов имеют строго регламентированные трудовым законодательством нормы.

Восстанавливать выцветшие экземпляры за 2006–2015 годы не придется.

Трудночитаемые списки премированных работников за 2007–2010 годы можно уничтожить в полном объеме — их 5-летний срок хранения тоже закончился.

А вот отлично сохранившиеся резюме и анкеты соискателей на рабочие места в ООО «Престиж» за 2012–2017 годы, а также списки работников фирмы, ушедших на пенсию в 2006–2016 годах, необходимо отсортировать, отложив на хранение те, по которым срок хранения продолжается.

Отсутствующие личные дела сотрудников подлежат оформлению (или восстановлению), остальные — доукомплектованию с последующей организацией их хранения в течение установленных Перечнем 75 лет. Необходимо отметить, что просто выкинуть документы с истекшим сроком хранения нельзя. В этом случае предусмотрена специальная процедура, предусматривающая экспертизу документов с оформлением специального акта.

Только затем бумаги утилизируются подходящим для компании способом.

Ознакомиться с процедурой уничтожения документации можно в статье

«Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)»

. Срок хранения кадровых документовможет быть различным. К примеру, 1 год для графиков отпусков или 5 лет для приказов по административно-хозяйственной деятельности.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов. Срок хранения кадровых документовустановлен законодательно — одни бумаги можно уничтожить через пару лет, а другие придется хранить постоянно.

Из статьи вы узнаете о нюансах, связанных с определением срока хранения кадровых документов .

Хранение кадровых документов — обязанность всех компаний и ИП. Это определено ст. 17 закона от 22.10.04 № 125-ФЗ об архивном деле в Российской Федерации.

Поскольку учетной работы было много, прямые бухгалтерские обязанности отнимали у нее всё рабочее время.

Оформление кадровых документов требовалось не так часто — новые сотрудники не появлялись, остальные успешно трудились на своих местах, в командировки пока тоже никто не собирался, да и внутренние переводы с одного рабочего места на другое в фирме не практиковались.

Поэтому в шкаф с кадровой документацией практически никто не заглядывал.

Тем не менее бухгалтер Савина Н. П. о своих кадровых обязанностях не забывала, поэтому после сдачи очередного отчета приступила к изучению имевшихся на тот момент кадровых документов. Результаты знакомства с содержимым «кадрового» шкафа оказались неутешительными — документы были разложены по папкам хаотично, личные дела сотрудников укомплектованы не полностью, часть документации от долгого хранения пришла в негодность или содержала трудночитаемый текст.

Отдельные дела включали документы с разными сроками хранения (1 год, 3 года, 5 лет и 75 лет), в том числе часть их утратила свои качества носителей информации. Работы по разборке кадровой документации Савина Н.

П. начала с систематизации всех имеющихся кадровых документов. Перед тем как избавиться от испорченных или нечитаемых документов, она решила свериться с нормативными сроками хранения, предусмотренными Перечнем, утвержденным приказом № 558.

Личная карточка работника Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень). Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных). Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с.

89. В случае увольнения личные дела, договоры и прочие документы должны храниться в архиве. Для этой цели заводятся папки, куда подшивают дела. Если в организации штат меняется быстро, то каждый год создаётся новая папка.

Отличная статья 0 Помогла статья?

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+