Бесплатная горячая линия

8 800 301 63 12
Главная - Другое - Заверенные копии в дело

Заверенные копии в дело

Заверенные копии в дело

Как получить копии документов из материалов дела?

я являюсь истцом по гражданскому делу. Ответчик принес в суд документы и судья приобщила копии этих документов к материалам дела.

Могу ли я попросить, чтобы мне дали эти документы, заверенные судом, чтобы на них стояла отметка, что эти документы из материалов дела. И как мне получить заверенные судом копии этих документов?

25 Ноября 2017, 17:29, вопрос №1824641 Анастасия, г.

Казань Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (2) 45 ответов 25 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте! Анастасия, в соответствии с ч.

1 ст. 35 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее — ГПК РФ) лица, участвующие в деле, имеют право знакомиться с материалами дела, делать выписки из них, снимать копии, Пунктом 11.10 Инструкции по судебному делопроизводству в республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15.12.2004 N 161 (далее — Инструкция), определен порядок выдачи копий судебных документов и снятия копий с материалов дела. Так, согласно данному порядку гражданский истец, его представитель вправе получать копии процессуальных решений, относящихся к предъявленному им иску без оплаты. Сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям предоставляется возможность снимать копии с материалов дела по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей — председательствующим по делу.

Таким образом, лицам, участвующим в гражданском деле, при рассмотрении данного дела на основании письменного заявления могут быть предоставлены затребованные копии с материалов из дела с оплатой за свой счет. На основании ст. 214 ГПК РФ лицам, участвующим в деле, но не присутствующим в судебном заседании, копии решения суда высылаются не позднее чем через пять дней со дня принятия решения суда в окончательной форме. Согласно п. 12.3 Инструкции гражданское дело, оконченное производством, сдается в архив в соответствии с резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу.

Отдельные документы из судебных дел, а также заверенные копии этих документов и письменные справки по делам выдаются уполномоченным работником отдела делопроизводства суда или работником архива лицам, участвующим в деле, и их представителям по гражданскому делу по письменному заявлению с разрешения председателя суда или его заместителя, с оплатой в надлежащих случаях государственной пошлины ( п. 16.4 Инструкции). Поскольку выдача копий материалов из дела, в том числе и копии протокола судебного заседания, уже после рассмотрения дела и вынесения соответствующего решения суда производится из гражданских дел, находящихся в архиве суда, то в этом случае выдача копии судебного заседания, если она и не была получена лицом, участвующим в деле, во время рассмотрения дела, относится к повторной выдаче копий документов из архивных дел судов.

Надеюсь мой ответ будет Вам полезен. 25 Ноября 2017, 17:40 0 0 2021 ответов 607 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Адвокат, г. Санкт-Петербург Бесплатная оценка вашей ситуации Добрый день.

Заверять копии из дела никто не будет.

Но судья обязан был убедиться, приобщая копии документов, что такой же комплект копий предоставлен Вам как участнику процесса. В таком случае в заявлении пишите — копии мне как участнику процесса предоставлены не были, прошу предоставить.

Но не факт, что суд удовлетворит ходатайство (и то — в следующем заседании). Вы имеете право знакомиться с материалами дела и фотографировать материалы. 25 Ноября 2017, 18:26 0 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене.

Похожие вопросы 30 Марта 2021, 16:36, вопрос №2728125 26 Ноября 2017, 15:58, вопрос №1825262 31 Января 2021, 20:59, вопрос №2244460 19 Апреля 2018, 20:42, вопрос №1972767 20 Марта 2021, 19:31, вопрос №2719362 Смотрите также

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.М.Г. Мошкович, юрист

Рассмотренные судебные решения можно найти: Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам, , во внебюджетные фонды, , для выдачи работникам, участникам (далее — Закон об АО); (далее — Закон об ООО), для участия организации в конкурсе (аукционе), и т.

д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает? Определения этих терминов в законодательстве нет.

По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  1. сама организация (сам предприниматель).
  2. нотариус;

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе.

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии; .

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе.

К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии, :

  1. специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.
  2. главой местной администрации;

О том, как самостоятельно заверить копию, сказано в двух разных нормативных актах.

Но друг другу они не противоречат, а, наоборот, дополняют друг друга Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х).

Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота.

Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»; ; ; . Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер. Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты; ; ; .

№ Реквизит Чем предусмотрен Примечания 1 Заверительная надпись Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» 2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Руководитель, ; ; или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник; заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности 3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 — 4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается.

Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота 5 Печать Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров) 6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  1. копии собственных документов;
  2. копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организации;

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии 7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствию; ; Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен Приведем пример заверения копии. Копия верна, подлинник находится в ООО «Ретро» Руководитель кадровой службы И.А.

Иванова М. П. 3 ноября 2011 г.

При заверении обращайте внимание на качество подлинника.

Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять; .

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  1. прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».
  2. отдельно заверить каждый лист копии;

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати.

Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательна; .

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки, , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов:

  1. подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  2. заверительную надпись;
  3. печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом.

Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком. Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС).

Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование.

Хотя из текста закона это совсем не следует. *** Заверение копий не требует больших усилий.

Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете. Понравилась ли вам статья?

  1. Статья появилась слишком поздно
  2. Есть ошибки
  3. Нужно больше примеров
  4. Другое
  5. Слишком много слов
  6. Почему оценка снижена?
  7. Тема не актуальна
  8. Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  9. Нет ответа по поставленные вопросы
  10. Ничего нового не нашел
  11. Аргументы неубедительны

Поставить оценку

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

  1. я подписчик электронного журнала
  2. хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. я не подписчик, но хочу им стать
  • , № 13, № 13
  • , № 4
  • , № 16, № 16
  • , № 17
  • , № 18
  • , № 3, № 3
  • , № 10
  • , № 13
  • , № 9
  • , № 19
  • , № 4
  • , № 17
  • , № 1
  • , № 23
  • , № 2
  • , № 12
  • , № 24
  • , № 3

Рубрики

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия».

ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом:

«заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу»

. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа. Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает следующее:

«При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись»

проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации».

Выдача копий и их заверение Общий порядок выдачи копий документов и их заверения установлен Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X

«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»

(с изменениями от 08.12.2003). В частности, указом установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, если копии этих документов затруднительно или невозможно получить непосредственно в тех организациях, учреждениях и на предприятиях, где они были изданы. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти учреждения, организации, на предприятия, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинник документа находится на данном предприятии, в учреждении или организации.

Таким образом, установленная ГОСТ Р 6.30-2003 «Отметка о заверении копии» должна дополняться записью: «Подлинник документа находится в деле (наименование организации) № … за … г.». Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Возникает вопрос о том, кто может быть уполномочен заверять копии документов.

Как правило, это работник кадровой службы организации и/или службы делопроизводства.

Должностные обязанности этих работников, в том числе заверение копий, как правило, закрепляются в утверждаемой руководителем должностной инструкции или трудовом договоре при приеме на работу. Если обязанности по заверению копий документов не отражены в названных документах или обязанность по заверению копий возлагается на другого сотрудника (секретаря, работника бухгалтерии или др.), должен быть издан приказ руководителя организации следующего содержания:

«Возложить на (должность, фамилия, имя, отчество) обязанности по заверению копий документов»

.

Копии документов могут изготавливаться рукописным или машинописным способом, с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники, например с помощью сканера. Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления. Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан.

Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов граждан. Указом также установлено, что для получения копии документа граждане направляют в организацию заявление.

Эти заявления рассматриваются и исполняются предприятиями, учреждениями и организациями в соответствии с правилами, установленными для рассмотрения обращений граждан. Нотариальное заверение копий документов В определенных случаях законом установлено нотариальное заверение копий некоторых документов (устава, лицензии и др.) при представлении их в другие организации.

Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1 (в редакции Федеральных законов от 08.12.2003 № 169-ФЗ, от 29.06.2004 № 58-ФЗ, от 22.08.2004 № 122-ФЗ, от 02.11.2004 № 127-ФЗ, с изменениями, внесенными Федеральными законами от 30.12.2001 № 194-ФЗ, от 24.12.2002 № 176-ФЗ, от 23.12.2003 № 186-ФЗ).

Законодательство лишь в ряде случаев требует представления нотариально удостоверенной копии документа, однако на практике многие ведомства требуют представления именно нотариально заверенной копии и в случаях, не предусмотренных законом. Основами законодательства о нотариате предусмотрено, что нотариус не вправе отказать гражданину в нотариальном заверении необходимой ему копии документа.

Свидетельствование верности копии с документа производится нотариусом при предъявлении подлинника документа. Верность копии с копии документа может быть заверена нотариусом в случаях: — если верность копии ранее была засвидетельствована в нотариальном порядке; — если копия документа выдана учреждением, предприятием, организацией и оформлена в порядке, установленном Указом Президиума Верховного Совета РСФСР от 04.08.1983 № 492.

В последнем случае копия документа должна изготавливаться на бланке юридического лица, скрепляться печатью и иметь отметку о том, что подлинный документ находится у юридического лица. Нотариально засвидетельствованная копия с копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текст расшифрованной печати учреждения.

Далее следует текст удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии документа, подпись нотариуса, в строку указывается полное наименование нотариальной конторы. Копия с копии свидетельствуется путем проставления на ней удостоверительной надписи нотариуса специальной формы.

При заверении копии документа нотариус проверяет законность представленного документа, тщательно сверяет копию с подлинником.

Прежде чем заверить копию, нотариус должен исследовать документ, с которого была снята копия, чтобы определить, правомочным ли учреждением выдан документ. Если подлинник документа вызывает сомнение, нотариус может направить этот документ на экспертизу, о чем выносит постановление.

В постановлении указываются: дата вынесения постановления, фамилия, инициалы нотариуса, на чье имя выдан документ (фамилия, имя, отчество, место жительства), кем он представлен, обстоятельства, вызвавшие необходимость его направления на экспертизу, куда (какому экспертному учреждению) направляются вопросы, по которым требуется заключение эксперта. Копия должна точно воспроизводить текст подлинного документа.

На удостоверяемой нотариально копии вместо росписи должностного лица, подписавшего документ, указывается слово «подпись», вместо печати – слово «печать». В удостоверительной надписи о свидетельствовании верности копии нотариус делает отметку об отсутствии оговоренных исправлений в подлиннике документа и других особенностей.

Незаполненные до конца строки и другие свободные места на копии, а также на оборотной стороне удостоверительной надписи прочеркиваются. Копия документа, состоящая из нескольких листов, прошнуровывается, пронумеровывается, количество листов заверяется подписью нотариуса и приложением печати нотариуса. Нотариус свидетельствует верность копии с любого документа, независимо от его наименования, кроме документов, имеющих подчистки и приписки, зачеркнутые слова и другие неоговоренные исправления; а также документов, написанных карандашом, имеющих неясный текст, изложенных на нескольких не пронумерованных и не скрепленных надлежащим образом листах; со смазанным или стертым оттиском печати, когда прочитать ее текст не представляется возможным.

Нотариус может свидетельствовать также и выписки из документов, если в них содержится решение нескольких отдельных, не связанных между собой вопросов.

В этом случае должен воспроизводиться полный текст части документа по определенному вопросу.

Так, выписка из протокола заседания учредителей акционерного общества, на котором решались разнородные вопросы, должна содержать все реквизиты этого общества, затем излагать содержание той части протокола, которая необходима заинтересованному лицу. Если протокол составлен на нескольких страницах, они должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписями лиц, составивших (подписавших) протокол.

Нотариально может быть заверен и документ, выданный лицом (гражданином), например заявление, поручение, доверенность и др.

Чтобы такой документ имел юридическую силу, подпись гражданина должна быть засвидетельствована нотариусом или должностным лицом предприятия, организации, учреждения по месту работы, учебы или жительства гражданина.

При свидетельствовании верности копии документа, выданного гражданином, применяются рассмотренные выше правила. Дубликат Кроме понятий «подлинник», «копия», «заверенная копия» в делопроизводстве используется также понятие «дубликат документа».

Дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Дубликаты документов выдаются взамен утерянных подлинников или подлинников, пришедших в негодность. Дубликаты документов выдаются по письменным заявлениям юридических или физических лиц.

Порядок выдачи дубликатов отдельных видов документов устанавливается нормативными актами. Например, порядок выдачи дубликатов трудовых книжек определен постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа.
Дубликаты, как правило, оформляются на бланках установленной формы, используемых и для оформления подлинника документа. В отличие от дубликата копия документа может оформляться на обычной бумаге и не передавать некоторых особенностей внешнего оформления подлинника документа.

Для того чтобы можно было отличать дубликаты от подлинников (в случаях, когда дубликат выдается взамен испорченного или пришедшего в негодность подлинника) на дубликате в верхнем правом углу от руки или с помощью штампа указывается «Дубликат», а на испорченном или пришедшем в негодность подлиннике делается запись: «Взамен выдан дубликат серия __________».

Как правильно заверить копию документа

10 февраля 10 февраля 2021 Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям В современной бухгалтерской жизни копии документов требуются буквально на каждом шагу. Благодаря повсеместному распространению сканеров, копиров и принтеров, изготовление копий перестало быть проблемой.

Однако зачастую нужна не простая, а заверенная копия документа.

В настоящей статье мы расскажем, что понимается под этим термином, как правильно следует заверять копии, и приведем образцы правильного заверения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (утв. приказом Росстандарта ) делит все копии, которые снимаются с документов, на обычные и заверенные. При этом копией признается экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника.

А заверенной — такая копия, на которой имеются реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Как видим, заверение копии необходимо, чтобы придать ей юридическую значимость.

Другими словами, только такие копии используются в официальном документообороте, в том числе, для представления в государственные и муниципальные органы или для передачи другим организациям, ИП и физлицам.

В частности, именно заверенными копиями документов можно подтверждать расходы для целей налогообложения (письмо Минфина ). Также придется заверить копии бумажных документов, представляемые в налоговую инспекцию в ответ на соответствующее требование (п. 2 ст. НК РФ). Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «».
2 ст. НК РФ). Обратите внимание: облегчить и ускорить процесс пересылки документов в инспекцию можно с помощью специальных сервисов, например, веб-сервиса «».

Он дает возможность подготовить и отправить налоговикам десятки тысяч электронных документов единовременно, при этом в час уходит примерно 9 тысяч документов. Через «Коннектор» можно передавать в ИФНС любые электронные документы, созданные по утвержденным форматам (например, счета-фактуры, накладные ТОРГ-12 и проч.), а также скан-образы любых документов, созданных на бумажном носителе: актов, договоров, платежек и др.

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв.

приказом Росстандарта ; далее — ГОСТ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС , в письмах Минфина и . СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16).

Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий. Удостоверить верность копии от имени организации или ИП вправе любое уполномоченное лицо. Такое полномочие может вытекать из уставных документов (в частности, правом заверять копии обладает руководитель организации, председатель или секретарь общего собрания, руководитель ревизионной комиссии и т.п.).

А может основываться на иных документах — доверенности, приказе по организации, должностной инструкции и т.п. Предприниматель вправе самостоятельно заверить копию документа или доверить это другому лицу (п.

5 Требований, приведенных в приложении № 18 к приказу ФНС ; далее — Требования). Заметим, что таким лицом может быть только работник ИП. Должность этого работника следует указать на заверительной отметке, проставленной на копии.

По ГОСТу отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись».

Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа. Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия.

Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы.

Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск. Если же копия выдается для представления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия.

А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании).

Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п.

5.24 и 5.26 ГОСТ). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)?

В госстандарте нет ответа на этот вопрос.

Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать. ВНИМАНИЕ. При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ.

Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок.

В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой. При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований.

Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке. Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.

И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист.

Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов. Приведем примеры правильного заверения копий.

1. Копия для «внутреннего» использования без печати ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 2. Копия для «внутреннего» использования с печатью ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать 3.

Копия для «внешнего» использования ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П. Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-НДФЛ за 2018 г. 4. Копия для «внешнего» использования, если документ хранится не в деле или не в папке ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П.

Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019».

5. Заверение многостраничного документа для «внешнего» использования Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 6 (шесть) листов. ВЕРНО Главный бухгалтер Новицкая А.П.

Новицкая 12.12.2019 Печать Подлинник документа находится в ООО «Лабиринт-2019» в деле № 8-с/ф за 2018 г. Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит.

Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения. Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п.

4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры ). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок.

Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины.

Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований). Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.

ГОСТ не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является.

Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

СОВЕТ. Не рекомендуем использовать штамп «Копия верна» для заверения документов.

Особенно, если копии будут использоваться за пределами организации. В заключение отметим, что заверение копии документа — несложная процедура, выполнить которую может любой налогоплательщик самостоятельно. Но при этом нужно придерживаться правил, нарушение которых может привести к тому, что копия не будет считать заверенной.

Это, в свою очередь, повлечет дополнительные затраты времен и денег.

А в некоторых случаях может привести к штрафу за нарушение сроков сдачи документов в ИФНС. Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет Ранее по теме 13 421 13 421 13 421 13 421Популярное за неделю15 1677 0356 4446 26396 450

Заверение документов находящихся в гражданском деле

Здравствуйте!

Скажите пожалуйста, может ли нотариус заверить копии материалов, находящиеся в судебном деле? 26 Февраля 2016, 11:48, вопрос №1159006 Олег, г. Москва

    ,

300 стоимость вопросавопрос решён Свернуть Консультация юриста онлайн Ответ на сайте в течение 15 минут Ответы юристов (8) 189 ответов 28 отзывов Общаться в чате ООО «Верум.рф», г.

Санкт-Петербург Здравствуйте.

Нотаруис не сможет заверить копии без предоставления оригинала документа. А документ, как я поняла, в суде. 26 Февраля 2016, 11:50 0 0 7461 ответ 3080 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г.

Великий Новгород Бесплатная оценка вашей ситуации Уважаемый Олег! Здравствуйте! По общему правилу судебные документы заверяются судом. Тем более, если Вы участник процесса суд это и сделает абсолютно бесплатно.

26 Февраля 2016, 11:50 0 0 8,6 Рейтинг Правовед.ru 20047 ответов 10855 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г. Саратов Бесплатная оценка вашей ситуации

  1. 8,6рейтинг

Добрый день.

А зачем? Если Вы представите на обозрение суда оригиналы документов — он может самостоятельно заверить копии, находящиеся в деле.

Так же имейте ввиду, что Статья 71 Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию. 26 Февраля 2016, 11:50 0 0 10,0 Рейтинг Правовед.ru 3847 ответов 1716 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г.

Москва Бесплатная оценка вашей ситуации

  1. 10,0рейтинг

может ли нотариус заверить копии материалов, находящиеся в судебном деле?ОлегНет, это сможет сделать суд. 26 Февраля 2016, 11:51 0 0 3572 ответа 1572 отзыва Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г. Москва Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте Олег!

Нет у нотариусов нет таких полномочий по заверению копий документов из судебных дел.

(даже в теории для этого он должен видеть оригинал, а они лежат в деле, законом это запрещено. 26 Февраля 2016, 11:53 0 0 9,7 Рейтинг Правовед.ru 21128 ответов 8183 отзыва эксперт Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист Бесплатная оценка вашей ситуации

  1. эксперт
  2. 9,7рейтинг

Олег, добрый день! Согласно ст. 71 ГПК РФ 2. Письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии.Подлинные документы представляются тогда, когда обстоятельства дела согласно законам или иным нормативным правовым актам подлежат подтверждению только такими документами, когда дело невозможно разрешить без подлинных документов или когда представлены копии документа, различные по своему содержанию.Для того, чтобы копии письменных доказательств были приняты судом обычно достаточно представить на обозрение подлинник, суд сверяет с ним копии и приобщает их к материалам дела.

Обычно в этом случае достаточно сделанной от руки надписи «копия верна» с указанием даты и подписи заверившего их лица.

Если речь о предоставлении в качестве доказательств копий интернет страниц то тут действительно в качестве надлежащих доказательства принимаются копии заверенные нотариусом в ходе осмотра соответствующего сайта 26 Февраля 2016, 11:55 0 0 получен гонорар 100% 775 ответов 230 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте, смотря о каких документах идет речь. Если речь идет о документах оригиналах, приобщенных к материалам дела в качестве доказательств вами, то да, за отдельную плату такие документы могут быть заверены нотариусом при представлении оригинала. В данном случае вы сможете оригинал оставить у себя, а к материалам дела приобщить заверенную нотариусом копию.

При этом, В соответствии со ст. 72 ГПК РФ приобщенные вами оригинальные документы могут быть выданы вам по вашему заявлению из материалов дела. Если же речь идет о документах, составленных судом в рамках ведения дела (протоколы, описи, повестки, запрошенные судом документы), то такие документы из материалов дела не выдаются, а потому не могут быть заверены нотариусом.

26 Февраля 2016, 11:57 0 0 10138 ответов 4019 отзывов Общаться в чате Бесплатная оценка вашей ситуации Юрист, г. Калининград Бесплатная оценка вашей ситуации Здравствуйте, Олег.

Для того, чтобы заверить материалы дела, как минимум, необходим доступ к его материалам.

Нотариус не является участником процесса, поэтому суд не вправе его допустить к ознакомлению с материалами дела, их ксерокопированием. Соответственно не сможет и заверить.

Не знаю, с какой целью вам необходимо заверение. Копии листов дела может заверить суд.

Вы можете обратиться в суд с заявлением о выдаче вам из дела копий определенных листов дела, заверенных судом.

Также вы можете просто, написав заявление об ознакомлении с материалами дела, явиться в суд, например с фотоаппаратом, мобильным телефоном, ксероксом и откопировать дело от корки до корки. Если вы сдали в дело подлинники документов, по вашему заявлению они могут быть вам возвращены судом только после вступления решения в законную силу. 26 Февраля 2016, 12:03 0 0 Все услуги юристов в Москве Гарантия лучшей цены – мы договариваемся с юристами в каждом городе о лучшей цене.

Похожие вопросы 21 Октября 2021, 11:54, вопрос №2557546 08 Апреля 2021, 17:50, вопрос №2737053 10 Сентября 2021, 17:28, вопрос №2505122 06 Июня 2021, 08:49, вопрос №2387229 19 Января 2018, 14:13, вопрос №1877572 Смотрите также

Важные моменты при заверении копий документов для суда

Краткое содержание: [показать] Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что

«письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии»

.

Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии. Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ. Заверенная копия документа – это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п.

3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения. Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов.

Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа. Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим.

Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение.

Как правило, копии документов заверяются у нотариуса.

Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда. Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности.

Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст. 77 Основ законодательства о нотариате). Основной минус при обращении к нотариусу – временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов. Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия: Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е.

руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации). Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

  1. печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
  2. должность лица;
  3. дату заверения;
  4. отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).
  5. расшифровку подписи;
  6. надпись «Верно»;
  7. личную подпись;

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом.

По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов. Часто в суд предоставляются копии решений других судов.

Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может.

При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно. Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала.

При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус. Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания.

Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом.

Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального. Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе.

Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием.

Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом. Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Последние новости по теме статьи

Важно знать!
  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  • Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!

Расскажите о вашей проблеме, и мы поможем ее решить! Задайте вопрос прямо сейчас!

  • Анонимно
  • Профессионально

Задайте вопрос нашему юристу!

Расскажите о вашей проблеме и мы поможем ее решить!

+